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Lark:オールインワンのコラボレーションプラットフォーム

午前9時。始業時間です。


ほとんどの業務は、自分一人で完結できるものではなく、他の従業員との連携が必要です。同じ部署だけでなく、他部署のメンバーとのコミュニケーションが必要な場合もあります。時には、目標を達成するため、他のメンバーと協力し、直面している課題について話し合わなければならないでしょう。一方で、連携するメンバーが多いほど、状況はより複雑になります。


コミュニケーションのシーンでよくある状況としては、必要な時にメンバーと連絡がつかないことです。話し合うべき重要なトピックがあるとします。関連するドキュメントを作成し、メールで送信しましたが、3人から返信がなく、他の2人からは不在通知が返ってきました。ドキュメントの中では、メンバーに提案を求めるタグを付け、メールを確認するように催促のメッセージを送りましたが、返事はまだありません。


同じドキュメントで作業することも、難しい場合があります。効率を考え、他のメンバーも編集できるオンラインドキュメントを作成しますが、それでも少数のコメントしかつきません。同僚がアカウントにログインする際に問題が発生しているか、あるいは別のツールを使用しているからかも知れません。


これでは、コミュニケーションに多くの時間が費やされ、実際の業務は何も進みません。このような状況を解決するために、Larkが開発されました。Larkを使う事で、メンバーとすばやく連携し、納期を守り、全員が共通認識を持てるようになるのです。


メンバーをまとめるために開発されたLarkは、チャット、カレンダー、ドキュメントなどの複数のツールを、1つのプラットフォームに統合した、統合型コラボレーションツールです。同僚とオンラインでいつでもやりとりできる、まさにバーチャルオフィスです。では、その仕組みをご紹介しましょう。



Larkで連絡がスムーズに

 

Larkの基盤となるのは、チャット機能です。入社研修の際、新入社員には専用のLarkアカウントが付与され、業務に関連するチャットグループに招待されます。これにより、チャットで社内の誰とでも簡単に連絡を取ることができるようになります。



コミュニケーションをさらに効率化するために、Larkではリアルタイムの通知機能を提供しています。ドキュメントやスプレッドシートで作業しているときに、アドバイスを求めたり、他のユーザーにサポートを依頼したりすることもあるでしょう。そんな時は、チャットでメッセージを送る代わりに、ドキュメント上で「@マーク」を付けてユーザー名を入力するだけで、ドキュメントへのリンクを添付した通知が、自動で相手に送信されます。


リンクをクリックすると、ドキュメント内の@表示の場所に移動するため、スピーディに返信をもらえる可能性が高くなります。また、この機能により、他のユーザーがあなたのリクエストを見逃すことがなくなり、簡単に必要なドキュメントを特定できるようになります。


カレンダーは、同僚との共同作業で役立ちます。例えば、来週中にアレックスと面談したい場合、彼のカレンダーを閲覧できるよう設定すれば、彼のスケジュールが確認できます。イベントを設定すると次のような招待状がチャットで送られます。「クリスティーナが、来週金曜日の8時30分に、新しいマーケティング企画について話し合う会議に招待しました」


アレックスは1クリックで参加を表明でき、クリスティーナには、招待が承認されたという通知が届きます。これらのメッセージはリアルタイムで送信されるため、見逃しがありません。また、招待メールが開封されないことを心配する必要もありません。



共同作業でLarkを活用

 

Larkを使えば、ドキュメントやチャットなどの機能を活用し、チーム内で共同作業ができます。


ドキュメントは、作業内容を入力して編集するだけの場所ではありません。ドキュメントを作成したら、Lark経由でそのリンクを他者に送信できます。受信者はファイルを表示し、共同編集することもできます。


たとえば、同僚が特定のキャンペーンドキュメントについて、どのような意見を持っているのかを知りたいとします。マーケティングチームのグループチャットで、そのドキュメントへのリンクを共有するだけで、グループの全員がドキュメントを閲覧したり、コメントを投稿できます。


特定の同僚を@メンションして、詳細説明を依頼することもできます。メンションされたメンバーには、通知が届き、そのリンクからドキュメントの該当する場所に移動できます。作成または表示したすべてのドキュメントが、Larkドライブのトップページに表示されます。必要なドキュメントを見つけるのに役立つ、検索機能も利用できます。


Larkはオールインワンツールとして、ビジネスで必要な様々な機能がシームレスに連携しています。例えば、共有ドキュメントにチームの誰かがコメントをすると、Larkの受信トレイに通知が届きます。このため、重要なコメントの見逃しがなく、またタイムリーに返信できます。ファイルの共有も、チャットグループ内でファイル名を@メンションするだけです。グループメンバーは、チャットのリンクをクリックするだけ。クラウドに保存されたファイルなので、ローカルのアプリに依存する事なく、チャットメンバーの誰もがアクセスできます。共有通知は即時に送信されるため、メンバーはすぐにドキュメントにアクセスできます。同僚があなたのメールを読んだことを忘れてしまうこともありません。


さらに、ドキュメントはカレンダーと組み合わせて使用できます。イベントの招待状を作成するときに、ドキュメントのリンクをコピーして貼り付けると、参加者は招待状の受領と同時に、会議の資料を確認できます。



Larkで時間管理

 

カレンダーは、効率的な時間管理に役立つ優れたツールです。会議を予約する前に、同僚のカレンダーを検索して、都合が良いかどうかを確認できます。イベントのスケジュールを設定すると、招待した同僚は返信ボタンがついた通知を受け取ります。



さらに、カレンダーはチャットやドキュメントともシームレスに連携しています。つまり、時間管理のための単なるツールではなく、コミュニケーションの基盤としても機能します。イベントを作成したら、参加者は誰でも会議チャットグループを作成することができ、実際の会議が開催される前に、メンバー同士でやりとりできます。


特定のメンバーを@メンションして意見を聞いたり、ディスカッションを行ったり、会議が始まる前に、参加者とコミュニケーションが図れます。これは、会議自体の時間をさらに効果的に活用できることを意味します。



本日のご紹介は以上です。今後も、便利な機能含め、Larkでできることを随時ご紹介いたします。あなたも、さっそく使ってみませんか?



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