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業務の属人化を防ぐには?

業務の属人化は、一人の人物やチームに業務が依存しすぎることを指します。つまり、その人物やチームがいなければ、業務が行われなくなるという状況です。業務が属人化すると、以下のような問題が発生します。



業務の停滞

 

属人化された業務は、その人物やチームがいないと進まなくなります。そのため、人物やチームに何かしらの問題が生じた場合、業務はストップしてしまいます。これによって、業務が停滞し、スケジュールの遅延や顧客満足度の低下などが発生する可能性があります。



ヒューマンエラー

 

属人化された業務は、特定の人物やチームが行うことが前提となっています。そのため、誰かが間違いを犯すと、業務の品質に問題が生じる可能性があります。例えば、あるチームがその業務に必要な技術を熟知している場合、その技術に関する知識がない他のチームが同じ業務を行おうとすると、品質に問題が生じる可能性があります。



成長の制限

 

属人化された業務は、人物やチームが限界に達したら、その業務に関する成長も限界に達してしまいます。そのため、組織全体の成長に影響を及ぼす可能性があります。これらの問題を回避するために、業務の属人化を防ぐことが重要です。業務の属人化を防ぐことで、業務の安定性を確保し、より高い品質の業務を提供することができます。

では、どのような対策ができるのでしょうか?



業務プロセスの明確化

 

ドキュメントWikiといったファイル共有機能を使って、まずは業務プロセスを明確化し、共有することが大切です。ドキュメント化する際には、業務の目的や目標、必要なツールやリソース、手順やタイミング、役割や責任などを詳細に記述しましょう。業務プロセスを明確化するためには、各人の仕事の手順や役割を共有することも重要です。業務プロセスのドキュメント化や手順の共有は、継続的に見直しや改善を行うことで、より高い品質の業務を提供することができます。



ナレッジマネジメントの導入

 

ナレッジマネジメントとは、組織内の知識や情報を有効に活用し、組織全体の価値を高めるための管理手法です。まずは組織内の知識や情報を共有しましょう。社員が持つ個人的な知識や情報だけでなく、業界動向や顧客情報、競合情報なども収集・蓄積することができます。これにより、より正確な意思決定や業務改善が可能になります。そして、知識の喪失を防ぐことが大切です。組織内の知識や情報を共有することで、個人的な知識や情報に依存することなく、組織全体で知識を保有し続けることができます。さらにチャットやグループ内で、情報を共有していくことで、特定の人に頼ることなく、組織としての情報を蓄積していくことができます。

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