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バーチャルチームの運営:テレワークを実施するチームを率いるリーダーのためのガイド

(テレワークを導入するという事は、単に「カメラやマイクがオンになった状態で在宅勤務するチームをまとめる」事ではありません。さまざまな規模のチームを管理するリーダーたちが、組織全体で変革を行う必要があります。新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響により、我々は、テレワーク下で、いかにチームで協力し合い、業務を行うかを学ぶことができました。そして、テレワークを一時的な対策ではなく、通常の勤務形態のひとつとして実施できる事が証明でき、リーダーたちはさらなる成長と発展の機会を得ることができたのです。将来的には、テレワークがキャリア発展に必要なスキルとなり、スプレッドシートやプレゼン、コミュニケーションなど、ビジネスに必要な基本的スキルのひとつとなるかもしれません。このブログでは、バーチャルチームを率いる、より良いリーダーになるために重要な、4つのポイントについて、ご紹介いたします。



1. 楽しい雰囲気づくりを

 

テレワーク下では、仲間意識が失われがちです。オフィスで同僚と何気なく交わす雑談は、お互いの絆を深め、会議中に創造的なコミュニケーションを行うための信頼を築く上で役立ちます。ビデオ会議中に気さくな会話を楽しむのは難しいですが、マネージャーの皆さんは、仲間意識を維持するためにできるだけ楽しい雰囲気づくりを心がけてください。冗談を言ってチームを和ませたり、バーチャル飲み会を開催して最近話題のドラマについて語り合うのはいかがでしょうか。



2. ガイドラインを作って、ルールを設ける

 

自宅で働くのは開放的で、自由時間がたっぷりとあります。しかし、仕事が最優先であることを、メンバー全員が理解しなくてはなりません。早い段階でガイドラインを作り、予めルールを定めておくことで、社員一人ひとりが業務時間中に従うべきことが明確になります。テレワークはチーム全員にとって新しい試みなので、試行錯誤を重ねるうちにルールが徐々に変わっていく可能性もあります。柔軟な気持ちで状況に対応していきましょう。会議が始まる15分前にチームのグループチャットを確認したり、テンプレートを使って夕方の6時までに日報を提出するなど、まずは業務関連のルールから始めましょう。



3. 「目的を探す」会議ではなく、「目的のある」会議を

 

同じ空間に一緒にいると、会議がストレスになったり、非生産的で時間の無駄と感じられる時があります。しかし、ある研究によると、そのようなネガティブな感情は、自宅で一人で働いていると増幅されるという結果が出ています。ヘッドフォンをつけたまま一人でスクリーンを見つめているよりも、誰かと一緒にいる方が良いのです。会議に全員が参加しているか、だけではなく、その会議が有意義であるかを確認するのがリーダーの役目です。話を聞いているだけの参加者に発言を促したり、話し合いをモデレートしたり、会話の流れをコントロールする必要があります。参加者全員が、新たな見識や明確な理解を得られるよう、議題を定め、簡潔で有意義な会議を心がけましょう。メモツールを活用するのも効果的です。Larkでは、全ての会議予定に議事録のテンプレートがついています。参加者全員が議事録の編集を許可されているので、メモを取りながらしっかり会議に集中することができます。



4. 良い習慣をつける

 

チームメンバーが最大限の成果を出せるようサポートするのがリーダーの仕事です。しかし、同じ空間にいないメンバーに目を配るのは簡単ではありません。チーム運用の標準化やメンバー全員の団結を図るのも難易度が高くなります。全員が在宅での勤務に慣れるために、チーム全体に、そして個人的にも役立つ、良い習慣づくりを徹底することが必要です。そのために、ガイドラインを定めてチームで実行することをおすすめします。例えば、チームメンバーの不在がひと目で分かるようにランチ休憩をカレンダーに追加し共有する、グループチャットで特定の人にメッセージしたいときは必ず「@」を使用するなどの簡単なルールです。このようなルールが、成功の土台となります。そしてテレワークという新たな環境の中で、チームの正しいルールを作り定着させていくのが、リーダーの役目です


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