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快適で効率的なテレワーク環境を実現

「テレワーク、自分に向いているかな……」とお悩みのあなた。その答えは統計の中にあるかもしれません。SNS自動投稿ツールBufferの2019年の調査によると(リンク先は英語になります)、正社員でテレワークを実施している2,500人のうち、99%が、これからも何らかの形でテレワークを続けていきたいと答えています。


ほとんどの人はテレワークという働き方に満足しており、さらに95%が、同僚、友人、家族などにテレワークを勧めたいと答えました。


この調査結果から、テレワークを実施している多くの人がテレワークにメリットを感じており、そのメリットを最大限に引き出す具体的な方法を実践していることが明らかになっています。


テレワークを始めることに不安を感じている皆さん。ご安心ください。今回は、快適で効率的なテレワークを実現するためのヒントを、ご紹介いたします。



毎日一定の勤務時間帯で働く

 

テレワークに切り替えても、生産性は落としたくありません。そこで、毎日一定の勤務時間を設定することで、オフィスで働いているような感覚で働くことができます。朝の起床時間は何時でも構いません。ただ、毎日同じ時間に仕事を始めることが重要です。これは、自分がテレワークに慣れるためだけでなく、あなたが毎日同じ時間に「出勤」することに、他の同僚が慣れるためでもあります。このように、周囲があなたの就業時間を把握することで、会社にとって不必要な残業の防止に役立ち、また、社員同士もお互いにプライベートな時間を尊重することができます。


次のステップは、毎日のルーティーンを定めることです。勤務開始前に、オフィスでいつも実践していたことを、テレワークでも同じように行いましょう。ルーティーンは人によってさまざまです。例えば、仕事をする前に運動して、冷たいシャワーを浴びたり、ビデオ会議のために身だしなみを整える、など、何でも構いません。毎日仕事を始める前に何かひとつを習慣化すれば、自然と自分の仕事モードのスイッチをONにすることができます。ちなみにLark社員の朝のルーティーンのひとつは、美味しい朝食を食べ、デスク周りの片づけをすることです。


さて、仕事モードに切り替えたら、今度は「集中モード」に入りましょう。ドアを閉めたり、ジャケットを羽織るなど、なにか小さな動作をひとつするだけで意識を切り替えることができます。



SNSの仕事用アカウントを作る

 

ほとんどの方は、身の回りのものを仕事用とプライベート用で分けて使っています。これは、SNSのアカウントでも同じです。


業務に関するやり取りで使う仕事用SNSアカウントを別に用意することで、作業の効率化がはかれ、また、業務中の不要なSNSチェックで気が散ってしまうのを防ぎます。


Larkは、業務に100%集中できる仮想空間です。通信が暗号化されているだけでなく、チャット、ドキュメントの共有、ビデオ会議、カレンダーなども備えており、仕事に役立つ機能が一つのプラットフォームに統合された、コラボレーションツールです。



コミュニケーションをとる

 

空き時間のはずだったのに、急な会議が飛び込んでくることも日常茶飯事です。チームの効率性を上げるためには、互いのスケジュールをしっかり把握することが大切です。Larkカレンダーは、会議などの予定がすぐに把握できる便利なツールです。カレンダーを常に更新し、社内で最新のスケジュールを共有しましょう!


このカレンダーツールでは、チーム一人ひとりの空き状況を把握するだけではなく、各プロジェクトの進捗状況なども確認できます。毎日または毎週チームミーティングを開催し、全員がチーム全体の仕事のスケジュールや進捗状況を把握できるようにしましょう。これにより、全員が主体性を持ち、一貫した方向性のもとで業務を進めることができます。


実際に顔を合わせることができないテレワーク中は、特に、さまざまなプロジェクトにおいて自分のプレゼンス(存在感)をアピールすることも重要です。もちろん直接会うことに代わるものではありませんが、ビデオ会議もプレゼンスを高めるのに効果的です。会議中は、全員にカメラをONにしてもらいましょう。声を聴くだけではなく、お互いの顔を見ることで、表情など、言葉にならないニュアンスまで相手に正確に伝わり、迅速かつ効率的なコミュニケーションに大きく役立ちます。


しかし、会話が途中で途切れてしまっては意味がありません。ほとんどのビデオ会議ツールでは、1回当たりの会議が40〜50分までと時間制限が設けられています。Larkのビデオ会議なら、時間無制限で使用できます。5分ほどの短い会議から5時間の大きなカンフェレンスまで、必要に合わせて、時間を気にせずお使いください。



同僚と話す

 

在宅勤務をしていると、孤独を感じませんか?Iglooによる2000人の労働者を対象にした調査によると(リンク先は英語になります)、テレワーク実施者の70%は、業務中に孤独を感じると答えました。そんな時は、気の合う同僚と連絡を取ってみましょう。オフィスで会えない期間中、Larkのビデオ会議を通していつものランチ仲間と一緒に、バーチャルランチを楽しむこともできます。


Larkで個別のチャットグループを設定し、職場の仲間と共通の関心事について会話することもできます。これにより、社内でより緊密な交流を図ることが可能です。

Larkをテレワークで活用すると、新たな友情を育むことができるかもしれません。オフィスではなんだか近寄りがたかった人も、オンラインでやり取りをしているうちに、段々と親近感がわき、距離が縮まったと話す人もいます。ぜひ、チャットでLarkのスタンプを活用してみましょう。固くなりがちな職場での会話を和らげ、より親密な雰囲気にしてくれるはずです。


離れた場所にいても、工夫次第でテレワークは人と人とをつなげてくれるのです。



テレワークを最大限に活用する

 

テレワークは、いままで通勤にかかっていた時間をカットするだけでなく、プライベートな面でも大きなメリットをもたらします。


例えば、洗濯などの時間がかかる家事は、オフィスに出社する平日に実施するのは難しかったのでは?しかし、テレワークであれば、朝食前に洗濯機を回し、ランチ休憩までに干し、勤務時間が終わるころには乾いている、といったことが可能になります。


このようにテレワーク中でも、少しの工夫でより効率的な生活を送ることができるのです。



一日をルーティーンで始め、ルーティーンで終える

 

ルーティンで1日を始めたのと同様に、ルーティンで終わりましょう。通常なら、終業時間が来ればさっと荷物をまとめ、チームに挨拶をして退社します。


しかし、テレワークではそれができません。それなら、自分で勤務時間とプライベートな時間を分けましょう。


まず、チームのメンバーにその日の勤務が終わったことを伝えます。あなたの勤務時間を把握していない同僚に対しては、リマインダーを送るのも有効です。


Larkでは、勤務時間を設定することができます。これにより、勤務時間外に連絡してきた人には不在メッセージが送られ、勤務時間がいつであるか、そして次の勤務日はいつかを知らせることができます。これは、あなたが勤務時間外であることを知らせるだけでなく、彼らが無駄にあなたの返事を待つことを防ぎます。


小さなことでもいいので、1日の業務時間を締めくくる「何か」をしてみましょう。例えば、部屋のドアを開けたり、業務中に使ったマグカップを洗ったり、快適なルームウェアに着替えるのもいいと思います。毎日仕事が終わったときの習慣として行うと、自分の中の「仕事モード」が自然にOFFになるようになります。


テレワークを始めて勤務形態の変化に戸惑っている方も、次第に慣れてくるはずです。変化を受け入れ、さまざまなメリットを見つけて、最大限に活用してください。

テレワークは、日々の生活の効率性向上に役立つだけでなく、職場内の人間関係にも新たな発見があるかもしれません。


そして、適切なツールさえあれば、オフィスで働くのと変わらない機動性と生産性が期待でき、理想の勤務形態が実現します。Larkは充実した機能で、テレワークの新たな可能性を切り拓いていきます。


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