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ビジネスチャットのエチケット

昨今のビジネスシーンでは、ほとんどの業務でチャットがフル活用されています。

便利なユビキタス機能により、チーム間のコミュニケーションや重要なファイルの共有、さまざまな共同作業が可能になります。テレワークを導入する企業が増える中、チャットはもはや業務上なくてはならない必須ツールとなっています。


しかし、便利な反面、頻繁な通知音で気が散り、重要度に関係なく確認や対応のために作業が中断され、業務効率が下がる原因にもなっています。


「職場のコミュニケーションとは大体そんなものだ」と諦めていませんか?


今回は、みなさんのチャット環境をより良くするために、職場ですぐに取り入れられるポイントをご紹介します。



1. 会話は必要最低限に

 

Larkのような最近のチャットアプリには、チーム内のコミュニケーションや共同作業のためのグループチャット機能があります。

グループチャットで何か発言する時には、送信ボタンを押す前に、本当にそのメッセージが今必要かどうか、一度考えてみましょう。そうすることで、必要ない通知音でメンバーの作業を中断してしまう事を防ぎます。

特定の人とのプライベートチャットで済む場合は、1対1のチャットをしましょう。



2. 簡潔なメッセージでチームの効率をUP

 

たくさんのGIFや、不必要なメッセージの通知音でイライラしたことはありませんか?

たくさん伝えたいことがあっても、なるべくメッセージを絞って、簡潔に、1メッセージで伝えましょう。そうすれば自分の考えも整理でき、複数の通知音でメンバーの邪魔をしなくて済みます。



3. プロフェッショナルな会話を心がけましょう

 

ビジネスチャットは、友人や家族とのプライベートなチャットとは違います。

カジュアルすぎる会話はできるだけ控え、礼儀やマナーをしっかり守りましょう。

言葉遣いに十分注意し、チャットルームがオフィスの延長であることを決して忘れないでください。



4. 複数のチャットアプリはもう必要ありません!

 

Larkなら、会議への招待やドキュメントの共有がグループチャット内ででき、効率的なコミュニケーションが可能です。重要事項をピン留めしたり、音声・動画・写真の共有と言った高度な機能を使って、グループチャットを最大限に活用しましょう。



5. 過度なコミュニケーションや感情表現は控えましょう

 

プライベートなチャットでは、感情を伝えるためによく絵文字やGIFなどを使います。しかし、仕事中は、画像やGIFなどを過剰に使うと、かえって悪い印象を与えてしまったり、メンバーの業務能率を下げてしまう原因にもなります。

発言の際は慎重に言葉を選び、最低限のメッセージに留めましょう。そのかわりに、Larkのビデオ会議機能をフル活用し、チャットと合わせて、共同作業をさらに効率化しましょう!



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