ドキュメントを使用して Lark ビデオ会議の効率を高める

来る日も来る日も、大小さまざまな会議ばかりでスケジュールのほとんどの時間が埋まっていませんか？そんな時こそ、会議のやり方を改革するチャンスかもしれません。会議用のテンプレートを上手に活用すると、1 回の会議で必要なのは 1 つのドキュメントのみとなります。会議が重なるほど、より一層の効率アップを実感できるでしょう。

💡 この記事でご紹介するテンプレート：議事録 テンプレート

1. Lark の Docs で会議を効率化する

1.1 Docs を活用すると効率化できる会議

• 参加者が多くて内容が濃密な意見交換会・ディスカッション（例：チームの週次会議など）

• 明確な意思決定と取り組みが必要な会議（例：ビジネスレビューなど）

1.2 一つの議事録テンプレートで会議全体をカバーできる

会議を成功させる大切なポイントとして、以下のものを挙げることができます。

A. 日程と参加者が明確か

B. 事前に会議の資料が共有されているか

C. 会議の目的が明確か

D. リスクや懸念点などが十分に話し合われたか

E. 意志決定が下され、次にとるべき行動が明確になっているか（期限と担当者が周知されたか）

F. 完全な議事録が残っていて、後で確認できるようになっているか

議事録 テンプレートは、以上の大切なポイントを抑えたつくりとなっています。会議に関する情報はもちろん、事前に知っておくべきこと・アジェンダ・結論・今後の必要な取り組みが 1 つにまとめられていて、話し合われた内容から導き出された結論と今後の方針までを、明確な記録として残すことが可能です。

また、結論を出すのが難しいテーマや、時間の関係で意思決定まで至らなかったテーマについても、テンプレートの最後にある投票機能を通して、方向性をすばやく決めることができます。

1.3 Docs を活用した会議の進め方とメリット

👍 Docs を活用した会議	🍂 従来の会議
1回の会議に必要なのは1つのドキュメントのみ 会議前 会議に関する基本的な情報や事前資料、話し合われた内容などをドキュメントに直接記録します。 ドキュメントにビデオやファイル、画像を挿入する オンライン上のドキュメントなので、そのまま共有が可能です。いつでも編集でき、その内容もリアルタイムで保存されるため、全員が常に最新版を閲覧できます。 会議中 ドキュメントに基づいて会議を開始し、進行します。 決まったことや実施すべきタスクをドキュメントに記録して、全員の認識を統一できます。 会議後 ドキュメント内でタスクを担当者に割り当て、締切時刻を設定できます。タスクの締切前になると、自動的にリマインドされます。 ドキュメント内でタスクを作成する	1回の会議に複数のツールが必要 会議前 メールで、会議の時間・場所・テーマ・アジェンダ・参加者を通知して、事前資料などを送信します。 PPT で会議資料を準備するときも、1 回の会議に複数のバージョンが必要になりがちです。 会議中 PPT に基づいて会議を開始し、進行します。 ローカルファイルで議事録を作成します。 会議後 メールで議事録とこれから実施すべきタスクを関係者に送信します。 タスクを追跡するには、さらに別のツールを利用する必要があります。
会議資料の蓄積・管理・引き継ぎが簡単 Lark のドキュメントは、クラウドを通してリアルタイムの同期が可能です。 退職したメンバーが作成した資料も、自動的に上司に移管されます。	会議資料の管理が煩雑で、紛失しやすい 複数の会議資料が、それぞれ別のメンバーのコンピューターに保管されています。 メンバーが退職すると、資料が完全に失われてしまうこともあります。

1. Docs の非同期コミュニケーションで不必要な会議を減らす

どんなことでも、全員が同じ時間・同じ場所に集まる会議で決めなければならない、なんてことはありません。Docs の非同期コミュニケーションを活用して、結論を出すことができるテーマもあります。

非同期でのコミュニケーション

どのような背景があって、何について話し合う必要があるのか、誰にいつまでに意見を表明して欲しいのか、といった内容を 1 つのドキュメントにまとめます。こうすると、参加者の時間を節約し、会議場所を抑えるコストを減らせます。ドキュメント内で言及されている担当者は、締切期日までにドキュメントの内容を直接編集したり、コメントを残したりすることにより、自身の考えや意見をフィードバックできます。