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ビデオ会議の基本マナー

ビデオ会議を実施する際の基本マナーはとてもシンプルです。それは、「人の発言を忍耐強く聞く」、「自分が発言するときはゆっくり分かりやすく」、そして「主導権をしっかり握る」、この3つです。しかし、「もっと参加者同士で共感し合いたい」、「スムーズにコミュニケーションを取りたい」あるいは「集中力を保つ方法を知りたい」という方は、ぜひこのブログを参考にしてください。




1,照明環境を整える

 

チームでビデオ会議をする際に重要なのは、お互いの顔を見てコミュニケーションを取ることです。映画の撮影のように立派な照明付きのスタジオは必要ありませんが、相手に良い印象を与えるためにも照明環境を整えることが大切です。逆光になっていないか、顔が暗く映っていないかなど、会議前にしっかり確認しておきましょう!



2.会議の前にデバイスを確認し、テストする

 

スマートフォンやタブレットを使用している場合は、カメラを確認し、レンズに汚れやほこりがついていないか、そしてアプリのカメラへのアクセスが許可されているかを確認してください。次に録音アプリを開き、少し何か話してみて、マイクがちゃんと音を拾っているかテストします。ビデオ会議に参加する前に、この2つを必ず確認しましょう!



3.手を動かしてメモを取る

 

タイピングしたほうが速くメモが取れるので、これは皆さんにとって意外だったかもしれません。確かにキーボードを使ったほうが速いのですが、ラップトップのキーボードはマイクの近くにあることが多いので、他の参加者にカタカタと不快なタイプ音が聴こえてしまいます。重要な会議や、会議の内容が複雑でメモの量が多くなる可能性があれば、会議を録音しましょう。あとでそれを聴き返し、書き逃しがないかを確認できます。



4.事前に会議資料を参加者全員に共有する

 

会議中にドキュメントを共有する場合でも、念のため、参加者全員に使用する資料を事前に案内しておきましょう。Larkでは、グループチャットで資料を共有したり、会議の招待状に添付することができるため、資料の共有がとても簡単です。全員が前もって資料に目を通しておくよう、会議前に参加者全員にリマインダーを送ることもできます。



5.集中する

 

「発言しないときはマイクをミュートにする」、「会議中、犬が吠えないようにする」、「発言している人と画面上で目が合うように、常にカメラ目線を心がける」なども大事なポイントです。また、参加者が多い会議では、最初に発言するときには必ず簡単な自己紹介をしましょう。細かなポイントを挙げるときりがありませんが、とにかく参加者が何よりも優先すべきマナーは、「会議に集中すること」です。




もしどうしても集中できないときは、次の3つを試してみてください。



1.「取り込み中」モードをオンにする

 

非常に重要な会議では、通知音や着信音などによる中断は避けたいもの。Larkなら、簡単に通知機能をオフにできます。プロフィール写真をクリックしてベルのアイコンをクリックするだけで、「取り込み中」モードに早変わり!指定された期間、Larkの通知がミュートされ、通知音に邪魔されることなく、会議に集中できます。



2.着信通知設定を変更する

 

ひっきりなしに届く通知に煩わしさを感じる時は、プロフィ―ル設定で、着信通知設定を変更することができます。「特定のメッセージのみ通知」を選択すれば、指定されたメッセージや、あなたがメンションされたメッセージのみ通知します。



3.メッセージに優先順位を付ける

 

Larkのメッセンジャー機能では、必要なときにすぐ開けるよう、重要なチャットグループを画面上部にピン留めすることができます。また、「ゴルフ部」や「飲み会」など重要度の低いチャットグループは、「チャットボックス」に移動することで、新着メッセージの通知を停止でき、必要に応じてチェックすることができます。


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