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社内ポータルとは、社内で共有したい情報をまとめたサイトのことです。
「ポータル（Portal）」とは「入口」という意味で、社内ポータルにアクセスすれば、知りたい情報を得るための入口に入ることができるということを示しています。
本記事では、社内ポータルの主な機能や、作成するメリット・デメリット、うまく運用するコツについて解説します。
自社に社内ポータルを導入するか検討している方はぜひ読んでみてください。
社内ポータルとは
社内ポータルとは、自社が保有する情報にアクセスするための入口のこと。社内の従業員のみがアクセスできるようになっています。
社内ポータルの主な機能
社内ポータルの主な機能は以下の通りです。
スケジュール管理
レポート
掲示板
コミュニケーションツール
プロジェクト管理
ワークフロー
たとえば、スケジュール管理では、カレンダーと連動させ、従業員のスケジュールやタスク、TODOリスト、部署ごとの全体スケジュールなどを一元管理している会社もあります。
相談したい相手が自席を離れている場合、その理由をスケジュール管理を見ればわかるようになっており、「会議中だから30分後に帰ってくるため、そのとき相談できる」といったように把握でき、円滑に業務を遂行できるようになります。
社内ポータルが必要な理由
社内ポータルが必要な理由としては、「会社が扱う情報の増加」と「リモートワーク化」の2つが挙げられます。
会社は、顧客データや取引履歴、人事データ、技術資料など、さまざまな情報を保有しています。しかし、営業部内でしか共有できていない情報もあるのではないでしょうか。
たとえば、顧客データや取引履歴は、マーケティング部にも共有すると、会社全体にとって有益かもしれません。
そこで、会社が扱う情報を一元管理して、社内共有を円滑におこなえるようにするのが、社内ポータルです。
また、新型コロナウイルス感染症をきっかけにして、リモートワークが迅速に進められました。その後、オフィス出勤することを再開した従業員もいるかと思いますが、週に3日だけ出勤して残りは自宅からリモートワークするという働き方を選択する方も増えてきました。
そこで役立つのが社内ポータルです。社内ポータルがあれば自宅からでも必要な情報にアクセスでき、まるでオフィス出勤しているかのように情報共有やコミュニケーションを図れるようになるでしょう。
こういったように、社内ポータルは、組織のパフォーマンスを上げるのに役立ちます。
社内ポータルを作成するメリット
次に、社内ポータルを作成するメリットについて解説します。ポイントは以下の5つです。
業務資料が多い場合も簡単に共有できてすぐに探せる
リモートワークを進めやすい
社内コミュニケーションが活性化する
社内からの問い合わせ対応が減る
ペーパーレス化を進められる
それぞれについて深堀します。
業務資料が多い場合も簡単に共有できてすぐに探せる
社内ポータルを作成すると、データが一元管理できるため、業務資料が多い場合も、社内の人間なら簡単に共有できてすぐに探せるようになります。
意外に、必要な情報を探す時間が多くて困っている方もいるのではないでしょうか、社内ポータルを作成してうまく運用すると、そういった無駄な時間を減らせ、生産性が向上します。
リモートワークを進めやすい
社内ポータルで情報共有やコミュニケーションを活性化させられていたら、働く場所を制限する必要がなくなり、リモートワークを進めやすくなります。
さらに、出張先から社内ポータルにアクセスすることもできるため、移動中に最新の会議資料をチェックするといったこともできるでしょう。
社内コミュニケーションが活性化する
社内ポータルに、社内SNSといったコミュニケーションツールを表示させると、社内コミュニケーションが活性化します。
一方的な情報発信だけではなく、双方向の意見交換を図ることができるためです。日頃からコミュニケーションを取っている人との業務のほうが円滑に進めやすく、モチベーションが上がることもあるため、組織全体にとって有益なことです。
社内からの問い合わせ対応が減る
社内ポータルに、有給休暇申請や出張費申請など、社内からの問い合わせがたくさんあるものをQ&Aに載せておくと、問い合わせ対応が減り、ほかの業務に集中できるようになるでしょう。
問い合わせる側の従業員にとっても、相手に手間をかけさせないため、心理的負担が減るでしょう。
ペーパーレス化を進められる
これまで紙で情報共有および管理していたものを、社内ポータルでおこなうことにより、ペーパーレス化を進められるようになります。
紙でのやり取りは、非効率で紙そのものの費用や印刷代などがかかるだけではなく、紛失の恐れもあります。可能な限り、ペーパーレス化を進めるのが望ましいでしょう。
社内ポータルを作成するデメリット
続いて、社内ポータルを作成するデメリットについて解説します。ポイントは以下の2つです。
時間がかかる
作成してもうまく活用できないことがある
さらに詳しく説明します。
時間がかかる
社内ポータルの作成には、時間がかかるのがデメリットとして挙げられます。
社内ポータルを作成するまでの主な流れは以下の通りです。
課題および目的の設定
要件定義
構成の作成
情報の設計
ポータルサイトデザインの制作
コーディング
システムおよび管理画面の構築
コンテンツの作成
とりわけ、コンテンツの作成は「誰かが作るのではなくみんなで作る」という姿勢がないと、大量の情報を最新状態に保つことが非常に難しくなります。
そのためには、最初の「課題および目的の設定」から全従業員に共有し、社内ポータルの必要性に納得してもらうのが理想的です。
作成してもうまく活用できないことがある
社内ポータルは、作成してもうまく活用できない可能性もあります。
たとえば、従業員のITリテラシーが高くなければ、いくら社内ポータルを確認してほしいと言っても、きちんと確認せず社内問い合わせが全然減らないという状況になることも考えられるでしょう。
そのため、もし従業員のITリテラシーが高くないのであれば、必要な機能だけに絞ってシンプルで使いやすい社内ポータルを作成するとよいかもしれません。
社内ポータルをうまく運用するコツ
さて、社内ポータルの作成において重要となってくるのが、うまく運用することだと気付かれたかもしれません。そこで、社内ポータルをうまく運用するコツについて解説します。ポイントは以下の4つです。
操作しやすいツールを選ぶ
見やすいデザインを選ぶ
社内ポータルの目的を明確にして従業員にも共有する
掲載する情報の質を上げる
それぞれについて深堀します。
操作しやすいツールを選ぶ
社内ポータルを導入するときは、操作しやすくて、運用および管理が簡単なツールを選びましょう。無料でお試しできるのであれば、それを利用して操作性を確認してください。
見やすいデザインを選ぶ
従業員が積極的に社内ポータルにアクセスできるような見やすいデザインを選ぶことも大切です。従業員のなかには、ITリテラシーがあまり高くない人もいるかもしれません。そういった人も拾い上げるような見やすいデザインを選んでください。
社内ポータルの目的を明確にして従業員にも共有する
社内ポータルの目的を明確にして、全従業員に共有し、社内ポータルの必要性に納得してもらう取り組みも必要です。
たとえば、従業員にアンケートを取って、社内ポータルで解決できそうな困りごとがないか聞いてみるのもよいでしょう。そこで出たアイデアを実現することにより、生産性をあげてもらいます。
掲載する情報の質を上げる
社内ポータルに掲載する情報の質を上げることも大切です。
もっとも重要なのが、情報は常に最新版にするということ。さらに、社内でどのような情報が重視されているか、ヒアリングしたりアクセス情報を確認したりして、ニーズを把握しましょう。
おすすめの社内ポータルツール「Lark」
ここで、おすすめの社内ポータルツールについて紹介します。それは、「Larkカスタムワークプレイス」です。どのようなものなのか詳しく解説します。
カスタムワークプレイスとは
創造性と生産性向上のため、チャットやビデオ会議、文書の共同編集、メール、ワークフローなどを1つのプラットフォームに統合したツールを提供する「Lark」が運用する社内ポータルの基盤です。
無料で利用できる「Starterプラン」もありますが、さらに自由にカスタマイズしたいのであれば「Proプラン」や「Enterpriseプラン」に加入することをおすすめします。
有料プランのカスタムワークプレイスでは、すぐに使える多彩なテンプレートや、豊富なブロックなどが用意されており、PCはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットでもアクセスできます。
さらに、部署またはメンバー別に表示するアプリや内容のカスタマイズが可能ですので、必要な機能に絞って見やすくすることもできます。
ビルダーとは
ビルダーとは、利用者一人ひとりの職種やニーズに合わせたカスタマイズのこと。このような高度なカスタマイズを実現するために、必要不可欠なのが WYSIWYG 形式のビルダーです。
詳しい操作方法を知りたい方は下記をクリックしてLarkの公式サイトをチェックしてみてください。
Larkツールを使って社内ポータルを始める基本5ステップ
最後に、Larkツールを使って社内ポータルを始める基本5ステップについて説明します。その5ステップとは以下のこと。
テンプレートを作成する
ワークプレイスを編集する
ワークプレイスをプレビューする
ワークプレイスを公開する
ワークプレイスを有効化する
それぞれについて、詳しく解説します。
①テンプレートを作成する
社内ポータルを一から作成するのは手間がかかるため、Larkが提供するテンプレートを使用することをおすすめします。
そのまま使えるくらい便利なテンプレートが、業界別または職種別に用意されています。
もちろん、こだわりたい方向けに空白のワークプレイスも用意されているため、好みに合わせて使い分けてください。
②ワークプレイスを編集する
次に、ワークプレイスを編集します。具体的には、レイアウトやブロックを調整し、見やすいようにするとよいでしょう。
③ワークブレイスをプレビューする
ワークプレイスの編集が終わったら、「プレビュー」をクリックして、仕上がりをチェックしましょう。
④ワークプレイスを公開する
プレビューを確認して問題なければ、「リリース」をクリックして申請します。申請が承認されたら公開という流れになります。
⑤ワークプレイスを有効化する
公開申請の承認が完了した後、Lark管理コンソールにて、作成したワークプレイスを見つけ、「有効にする」をクリックします。
以上、5ステップで、社内ポータルが完成します。
この5ステップについて、画像付きで詳しく見たい方は以下のリンクをクリックしてください。
社内ポータルにLarkを活用しよう
この記事では、社内ポータルの主な機能やおすすめツール、うまく活用するコツなどを解説しましたが、社内ポータルを作成するメリットに気付かれた方も少なくないはずです。
「同じ社内問い合わせが何度も来る…」「最新の会議資料が見当たらなくて、もう10分も探している」などの無駄をなくすことができ、生産性を向上させることができます。
社内ポータルに少しでも興味を持ったら、Larkのツールもぜひチェックしてみてください。貴社の役に立てるかもしれません。