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車両管理は、事業用自動車を保有する会社なら、必ずおこなわないといけないこと。安全の確保や事故の防止のために必要不可欠です。
そこで今回は、車両管理の目的やおこなう際のポイントなどについて解説します。
さらに、車両管理にシステムを導入するメリットや、システムを選ぶ際のポイント、おすすめツールなども紹介するため、ぜひ最後まで読んでみてください。
車両管理とは
車両管理とは、その名の通り会社が保有する事業用自動車を管理すること。これには、リース契約している自動車も含まれます。具体的には、営業用の自動車やトラックなどが該当するでしょう。その車両管理の業務範囲は広く、車両本体の情報や車検、修理や保険など、事業用自動車に関する履歴をまとめて記録しておくことだけではなく、車両の点検や定期的なメンテナンス、事故後の対応、各車両の稼働率の把握、運行管理、車両台数の最適化なども挙げられます。
本記事では、多岐にわたる業務の中でも下記3つに注目して、その内容を解説します。
ドライバーの管理
動態管理
車両管理台帳の作成
ドライバーの管理
ドライバー自身の個人情報の管理から、保持している運転免許証の内容の把握、体調管理、安全運転教育、交通事故防止対策、労務管理などまで、ドライバーのあらゆる情報を管理します。
たとえば、日々の点呼をおこなったり、ドライバーの運転日報を確認および保管したりします。
動態管理
毎日、安心安全な運転を心がけるために、動態管理も必要です。なお、動態管理とは、事業用自動車やドライバーなどの位置情報と状態を記録および管理すること。
たとえば、車両の状態を常に把握し、もし問題があれば運転を中止して適切に対応しなければいけません。
日々の運転日報からわかることもありますが、さらに的確なデータを集めたいのであれば動態管理システムを導入してもよいでしょう。
動態管理システムとは、車内に搭載したGPSを利用し、事業用自動車の位置情報をリアルタイムに把握および管理できるシステムのこと。
位置情報データを集約して正確な走行距離や稼働時間を管理したり、予定している到着時間と実際の到着時間の差を計測して適切な運行計画づくりに活かしたりできます。
さらに、急ブレーキの情報から危険運転の予測や危険箇所を把握することもできます。ドライバーはすべての情報を隅から隅まで共有するわけではないため、詳しく分析したいのであればこういったシステムが役立つでしょう。
車両管理台帳の作成
車両管理台帳とは、「車両管理表」とも呼ばれ、会社が保有している事業用自動車の登録番号や使用状況、保険の加入情報、車検実施日などのデータをまとめたもののこと。
必須項目は主に3つに分けることができます。
車両を特定するための項目：車種やナンバー、登録番号など
車両の状況をまとめるための項目：車検有効期限や定期点検記録など
保険情報に関する項目：保険会社や加入日、証券番号など
保有する事業用自動車が多ければ多いほど車両管理台帳の作成が大変ですが、万が一の事故に備えるため、また事故が起こった後に適切な対応をとるために必要な業務です。
車両管理の目的
次に、車両管理の目的について解説します。ポイントは以下の4つです。
安全の確保
事故の防止
コストの管理および最適化
法的責任の遵守
それぞれについて深堀します。
安全の確保
まず、ドライバーの安全確保のため、車両管理は必要不可欠です。
適切に事業用自動車を管理することで、車両の不備に関する事故を防ぐことができます。車両の定期点検は欠かさずおこない、何か少しでも気になることがあれば、共有するルールにしておきましょう。
事故の防止
車両管理には、ドライバーへの安全運転教育や交通事故防止対策なども含まれます。
さらに、たとえば通信型ドライブレコーダーを導入し、管理者がいつでもドライバーの運転状況を確認できる環境を構築することも検討するとよいでしょう。
事業用自動車での交通事故は、会社の信頼が揺らぎます。もし、大きな死亡事故を起こしてしまったら、会社の評判が下がると考えておくとよいでしょう。
コストの管理および最適化
車両管理の目的のひとつは、適切なコスト管理です。
事業用自動車にかかわる経費も管理するため、たとえばガソリン代といった日々の運行に欠かせないコストも把握することになります。
事業用自動車を多く保有する会社であればあるほど、ガソリン代の変動の影響を大きく受けるため、適切な給油をおこなう必要があると言えるでしょう。
さらに、急発進や急加速、アイドリングしたままでの車内の仮眠などを避けることでガソリン代のコストダウンを図れるでしょう。
こういったいっけん小さいことのように思われるものも適切に管理することで、安定した運行を実現できるようになります。
法的責任の遵守
ドライバーが起こした交通事故における会社の損害賠償責任について、民法第715条にて以下のように明記されています。
「使用者が被用者に選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであった時は、この限りでない」
つまり、毎日しっかりと車両管理をおこない、ドライバーへの安全運転教育を徹底していた場合、会社の損害賠償責任が問われないこともあるということです。
そもそも交通事故は起きないことに越したことはないのですが、車両管理を徹底しておこなっていないことで、会社の責任が強く強調された報道ニュースが広がってしまうかもしれません。
車両管理をおこなう際の3つのポイント
続いて、車両管理をおこなう際の3つのポイントについて解説します。
安全運転管理者を選ぶ
車両管理規定の作成および見直しをする
管理部門および車両管理責任者を明確にする
それぞれについて深堀します。
安全運転管理者を選ぶ
まず、安全運転管理者を選ぶことになります。
なお、安全運転管理者とは、ドライバーに対して点呼をおこなったり、車両の定期点検がしっかり実施できているか確認したりして安全安心な運行ができているか管理する立場にある人のこと。
この安全運転管理者が誰でもなれるわけではなく、一定の条件を満たす必要があります。
こういった安全運転管理者の選任は、道路交通法で定められていて、乗車定員11人以上の自動車1台、またはそのほかの自動車を5台以上所有している会社は、安全運転管理者を必ず選任しなくてはいけません。
車両管理規定の作成および見直しをする
次は、車両管理規定の作成および見直しです。なお、車両管理規定とは、業務上で事業用自動車を扱う際のルールを示したもののこと。
車両管理規定を明確に定めてドライバーに日頃から注意喚起をおこない、事故防止およびリスク管理をするとよいでしょう。たとえば、車両の点検および整備や、社有車の私的使用、マイカーの業務使用などについてルールを定めておくのが理想的です。
これらは状況によって変更を加える必要があることも考えられます。そこで、適宜見直しすることも忘れないでおきましょう。
管理部門および車両管理責任者を明確にする
続いて、管理元および管理責任の明確化です。
車両管理するためには、管理部門および車両管理責任者の明確化が必須です。
一般的に、車両の定期点検や保険の加入などは、総務部や管理部などがおこなっていることが多いでしょう。しかし、事業用自動車を実際に利用しているのは営業部であることもしばしば。
部署をまたぐことによって、車両情報が一元化されないことになるのも自然なことです。そこで、管理元や管理責任を明確化する必要があります。
車両管理にシステムを導入するメリット
車両管理は、業務範囲が広く、作業が煩雑化しがち。そこで、システムを導入して、円滑に作業をおこなうことを考えてみてください。車両管理にシステムを導入する主なメリットは以下の4つです。
効率的な業務改善ができる
無駄なコストを省くことができる
サービスの品質が向上する
事故やトラブルを防止できる
それぞれについて解説します。
効率的な業務改善ができる
仮に車両管理でドライバーの位置情報を把握していた場合、目的地や到着予定時間の変更があったとしても、適切に指示出しすることができ、効率的な業務改善ができるでしょう。
また、ドライバーが逐一どこを走っているか、目的に着いたか、など報告しなくても、状況を共有することができるため、適切な業務遂行がおこなえているか自動で管理できるようになります。
無駄なコストを省くことができる
会社によっては、事業用自動車を50台保有していても、実際のところは45台で事足りることもあるかもしれません。
車両管理にシステムを導入することで、こういった無駄を洗い出し、コストを省くことができるようになります。
サービスの品質が向上する
車両管理にシステムを導入すると、サービスの品質が向上することもあります。
たとえば、タクシー会社の場合、お客様から急な依頼が来るかもしれません。しかし、そういった場合も、位置情報を把握できていれば、すぐに近くにいるドライバーをアサインして、お客様の要望に応えられるでしょう。
その結果、顧客満足度が向上して、さらなる依頼や会社イメージの向上につながるでしょう。
事故やトラブルを防止できる
GPSをはじめ、加速度センサーといった機能を搭載したIoTデバイスを導入することで、ドライバーごとの走行データを分析し、運転の癖を可視化させて、事故やトラブルを防止できることもあるでしょう。
たとえば、急ブレーキが顕著に多いドライバーであれば、そのことを指摘してさらなる安全運転に努めてもらうことができます。
車両管理にシステムを導入するデメリット
車両管理にシステムを導入すると、費用がかかるというデメリットがあります。
しかし、システムと一口に言っても、種類はさまざまです。たとえば、「Lark 自動点呼」は国土交通省認定の業務後自動点呼認定機器（JG24-009）で信頼感があるものの、PROプランでも1ユーザーあたり月額1,420円と安く、導入しやすくなっています。
たとえば、自動点呼や遠隔点呼の結果をすぐにデジタル化できるため、効率的にデータ管理および分析ができます。ときには、慢性的な長時間労働を解消できることもあるでしょう。
車両管理システムを導入する際のポイント
車両管理システムを導入する際の3つのポイントについても触れておきましょう。
その3つのポイントとは以下の通り。
全従業員がシステムを使いこなせるか
アルコールチェックや点呼ができるか
無理なく使い続けられるか
それぞれについて解説します。
全従業員がシステムを使いこなせるか
まず、ドライバーを含めて、全従業員が使いこなせるシステムであるか、しっかり検討しましょう。
あれこれと機能を追加していくと複雑なシステムになってしまい、かえって業務が煩雑化してしまうことも考えられます。まずは、必要な機能に絞って導入することを考えたほうがよいかもしれません。
アルコールチェックや点呼ができるか
近年、酒気帯び運転の罰則が強化され、2022年4月にはアルコールチェックが義務化されました。
車両管理と同じで必ず実施しなければいけないものならば、ひとつのシステムでおこなえるほうがよいと言えるでしょう。
たとえば「Lark 自動点呼」では、アルコール濃度チェックや自動点呼および遠隔点呼などに対応可能です。手軽に導入できる安さですが、十分な機能がそろっています。
無理なく使い続けられるか
ドライバーや管理者の使いやすさにもこだわってシステムを導入しましょう。使いづらいとストレスを感じさせてしまっているものは、好ましくありません。
たとえば、誰が見ても操作しやすく、データ分析もしやすいといった特徴を持つシステムであるか検討したうえで選んでください。
車両管理に「Lark 自動点呼」を使おう
車両管理は、安全の確保や事故の防止、コストの管理および最適化、法的責任の遵守などの観点から必要不可欠なものです。
しかし、その業務範囲は幅広く、すべて手動でおこなうのは無理があるでしょう。そこで導入したいのが、システムやツールなどです。
たとえば、「Lark 自動点呼」は、デジタル化したいけれども導入費用が心配な方にもぴったりな便利システムです。少しでも気になった方は、ぜひ下記をクリックしてチェックしてみてください。
＞＞ Larkにお問い合わせ