1月5日

在庫管理とは？目的や重要性、具体的なやり方などを解説

在庫管理は、材料や部品、商品などの保管を適切におこなうために必要なこと。

しかし、重要な在庫管理がいまいちきちんとおこなえておらず、欠品や余剰在庫を生み出してしまっていることもあるかもしれません。

そこで本記事では、在庫管理の目的や重要性はもちろんのこと、具体的なやり方について解説します。適切な在庫管理に興味がある方はぜひ参考にしてください。

在庫管理とは

「在庫管理（Inventory control）」とは、企業が保有する材料や部品、商品などの保管を適切におこなうために必要なプロセスのことです。

材料や部品、商品などを必要な量だけ必要な場所へ必要なタイミングで供給できるように適切に管理しなければいけません。

在庫管理の主な業務内容として、入出庫管理や返品管理、棚卸しなどがありますが、これらの業務を通じて在庫の数量や品質の状態を正確に把握および管理します。

在庫管理の目的や重要性

在庫管理の目的や重要性は以下の通りです。

過剰在庫や品切れをなくす
無駄なスペースをなくす
手間やミスを減らして効率よく業務を遂行する
品質を安定化させて顧客満足度を上げる
今後の需要予測をして生産性計画を最適化する
キャッシュフローがよくする

それぞれについて詳しく説明します。

過剰在庫や品切れをなくす

まず在庫の数量を正確に把握することは重要です。きちんと把握しておかないと、過剰在庫や品切れを起こし、消費期限が切れて処分せざるを得なくなったり、商品がないため販売できず機会を失ったりするかもしれません。

限りある保管スペースを有効活用するために、在庫の数量は多すぎても少なすぎてもいけません。常に必要な数量を保管するための在庫管理は必要不可欠です。

無駄なスペースをなくす

在庫管理は、無駄なスペースをなくすためにも必要なことです。

必要でない材料や部品を多く保有し、売れない商品をたくさん置いていれば、無駄なスペースがどんどん増えていってしまいます。

たとえば、倉庫にも土地代がかかっているため、「無駄なスペース＝無駄なコスト」と言うこともできます。

手間やミスを減らして効率よく業務を遂行する

適切な在庫管理は、手間やミスを減らして業務効率を上げることにも影響を与えます。

たとえば、在庫がどこにあるかきちんと把握できていると、探す手間がなくなるでしょう。

在庫管理の業務効率を上げられると、従業員の負担軽減だけではなく、人件費や残業代の削減、さらには納品リードタイムの短縮などが期待できます。

品質を安定化させて顧客満足度を上げる

在庫管理をきちんとおこなえていると、消費期限ギリギリの商品を出荷することが減るかもしれません。

さらに、顧客が欲しい商品が在庫としてあるか、いち早く確認してスムーズに返答できるため、顧客満足度を上げることもできるでしょう。

今後の需要予測をして生産性計画を最適化する

在庫管理を適切におこなえているからこそ、今後の需要予測を正確におこなえます。

たとえば、「毎年1～3月によく売れる商品だから、12月中旬頃には在庫を多く保有しておこう」といった生産計画を立てられるわけです。工場の生産ラインの停止や過剰な在庫処分を防ぐことは重要なことです。

キャッシュフローがよくする

在庫は資産のひとつですが、時間の経過とともにその価値は失われていくことがほとんどです。また、在庫が現金化しなければ、在庫維持に費用がかかってしまうだけではなく、急な支払いに対応できず黒字倒産する可能性もあるでしょう。

適切な在庫管理を徹底しておこない、キャッシュフローをよくしなければいけません。

在庫管理の具体的なやり方｜8ステップ

続いて、在庫管理の具体的なやり方について解説します。主な流れは以下の8ステップです。

在庫を把握する
在庫を管理する場所をきれいにする
在庫を置く棚を整理する
入出庫作業のルールを決める
ロケーション管理をおこなう
ABC分析をする
在庫管理ツールを活用する
在庫回転率を確かめる

それぞれについて詳しく説明します。

1.在庫を把握する

まず、いま在庫がどこにいくつあるか把握するようにしましょう。

在庫の状況は日々変化するものですので、把握するのが困難かもしれませんが、丁寧にリストアップすることで次のステップに進むことができます。

2.在庫を管理する場所をきれいにする

在庫管理において倉庫が整理整頓されているかどうかは重要なポイントです。

たとえば、倉庫の机の上に不要なものが1つ置いてあるだけでも、在庫管理の業務効率が下がってしまうこともあります。可能な限り不要なものは取り除き、きれいな状況を保つのが理想的です。

その結果、商品の中にホコリやチリなどの異物を混入させてしまうことを防ぎます。

3.在庫を置く棚を整理する

続いて、在庫を置く棚を整理します。在庫管理の棚にはロケーションという数字を付けて管理するのが一般的です。

ロケーションで管理する方法は主に3つ挙げられます。

固定ロケーション：在庫の置く位置を固定する
フリーロケーション：在庫の位置を決めずに状況によって変更する
ダブルトランザクション：固定ロケーションとフリーロケーションを組み合わせる

業界や商品などにより、最適なロケーションは変わりますが、決められたルールは徹底して守りましょう。このルールを守らないと、商品を紛失してしまう恐れがあります。さらに言うと、その商品を探す手間も無駄で不要なコストです。

4.入出庫作業のルールを決める

入出庫作業のルールは全従業員に共有して必ずルールを守るように教育します。

一般的に用いられるのが、「先入れ先出し」です。先入れ先出しとは、古いものから順番に出荷していくルールのこと。鉄の部品のような期限がない商品であっても次第に劣化していくため、入荷したものから順番に出荷することが大切です。廃棄する在庫を減らす取り組みにもなります。

5.ロケーション管理をおこなう

前述したロケーションに従って適切に管理をおこないます。

とりわけ大規模な倉庫や物流センターでは重要な役割を果たします。正確なロケーション管理をおこなうことで、在庫の取り扱いやピッキング、追跡、保管効率の向上などが実現可能です。

なお、管理の際、バーコードやICタグなどが非常に役立ちます。在庫にバーコードやICタグを付けると、入出庫情報や在庫の期限情報をリアルタイムで管理できるようになるためです。棚卸し業務もバーコードを読み取るだけで簡単にできるので、作業の効率化を実現できます。

6.ABC分析をする

ABC分析とは、在庫をA、B、Cの3つのカテゴリに分類し、売上高や利益などの基準に基づいて優先度を付ける作業のことです。Aがもっとも優先度が高く、Cがもっとも優先度が低いと設定します。

7.在庫管理ツールを活用する

おおよその在庫管理に慣れてきたら、業務を効率化させるために在庫管理ツールを活用することを考えてみてください。

たとえば、在庫のトラッキングや注文処理、需要予測などを自動化することで、人為的なミスを減少させ、業務効率を向上させることができるでしょう。

8.在庫回転率を確かめる

最後に、さらに改善するため、在庫回転数を確かめることをおすすめします。在庫回転率とは、企業が一定期間内に在庫をどれだけ効率的に回転させているかを示す指標のこと。

在庫回転率は、売上高と平均在庫を用いて計算され、商品の特性により平均値が異なります。とりわけ、高額な商品や特定の時期に需要が上がる商品を扱う場合、適切に在庫管理できているかどうかを確認することは非常に重要です。

適切に在庫管理する方法

適切に在庫管理する方法は主に以下の2つに分けることができます。

Excelで在庫管理表を作成する
ITツールを活用して在庫管理をする

それぞれについて詳しく説明します。

Excelで在庫管理表を作成する

主に手作業となりますが、以前としてExcelで在庫管理表を作成している方もいるかもしれません。

在庫管理表とは、商品名や品番、数量（入庫数・出庫数・在庫数）や日付（入庫日・出庫日）などを記入した管理表のことです。Excel関数を利用して作成していることが多いでしょう。

ITツールを活用して在庫管理をする

より多くの在庫数を扱ったり、正確な情報をリアルタイムで管理したかったりするのであれば、ITツールを活用することをおすすめします。

たとえば、商品の在庫を管理できるツールとして「Lark Base」というツールがあります。在庫が足りなくなると通知を受け取るよう自動化通知の設定ができ、リアルタイムにダッシュボードで各店舗の在庫状況を簡単にチェックできます。興味のある方は下記リンクからチェックしてみてください。

＞＞「Lark Base」について詳しく知る

比較的低コストで導入できるITツールも少なくないため、費用対効果を考えるとプラスになることが多いでしょう。

在庫管理ツールを活用する際の8つのポイント

在庫管理ツールを活用する際の8つのポイントについて解説します。

必要な機能は何か洗い出したうえで選ぶ
適切な種類を選ぶ
定期的にデータを更新して常に正しい情報を得る
従業員がきちんと使いこなせるようにトレーニングをおこなう
可能ならばできるだけほかのツールと統合させる
なるべく在庫管理ツールを自動化させる方法を考える
セキュリティを高めておく
定期的に評価して継続的な改善を続ける

まずは、必要な機能に絞ってどの在庫管理ツールを選ぶか考えるとよいでしょう。在庫管理ツールは、クラウドベースのものやオンプレミスのものなど、多種多様ですので、自社に合ったものを選んでください。

そして、定期的にデータを更新して常に正しい情報を得るように心がけましょう。なお、こういった作業も含めて従業員がおこなえるよう教育することも大切です。

また、物流管理ツールといったほかのシステムとも統合できる方法も模索してみてください。これらを統合できると、扱いやすくさらに業務を効率化できるかもしれません。

当然のことながら、セキュリティは高めておくことが必要不可欠です。セキュリティを含めて、定期的に在庫管理ツールを評価し、改善に努めていきましょう。

在庫管理に「Lark」の便利ツールを使おう

今回は、在庫管理について解説しました。適切に在庫管理したいなら、在庫管理ツールを有効活用したいですね。

しかし、現実的に考えると、多くの費用をかけられないという方もいるでしょう。そんな方におすすめなのが、安価ながら優秀なLarkツールです。

Larkでは、適切な在庫管理のためのさまざまなソリューションを提供しています。少しでも気になるものがあれば、ぜひチェックしてみてください。

Lark Base：商品の在庫を管理できるツール。在庫が足りなくなると通知を受け取るよう自動化通知の設定もできます。リアルタイムにダッシュボードで各店舗の在庫状況を簡単にチェックできます。
Lark Docs：ドキュメント機能。店舗ごとの標準的な業務手順書（SOP）書き込み、保存することができます。これらの手順をWikiを通じて管理することで、従業員が同じページで作業し、最適な顧客サービスを提供できるようになります。新入社員のトレーニングはコストと時間がかかりますが、Larkを使えば簡単です。入社時研修を録画しておき、わかりやすいドキュメントやビデオを組み合わせて作成すれば、いつでもどこでもアクセスできるようになります。これにより、マネージャーに頼らずに自己学習も可能です。
チャット：スタッフ間のコミュニケーションを向上させるためのツール。スタッフは簡単に連絡を取り合い、重要な情報にアクセスできます。誰もが遅延や障害なく効率的に働くことができます。
Lark自動点呼：自動点呼や遠隔点呼、ライドシェア点呼、対面点呼などをおこなえるツール。営業所およびドライバーの働き方を改善することができます。