1月11日

グループウェアとは？導入するメリット・デメリットと選び方を紹介

グループウェアは、会社の業務効率化とコミュニケーションの強化に不可欠なツールです。正しい選び方と導入方法を理解することで、企業の生産性が大幅に向上します。

しかし「グループウェアを導入するとどのような効果がある？」「自社に最適なグループウェアの選び方がわからない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、グループウェアの基本機能や選び方、導入するメリットとデメリットをまとめました。導入事例や注意点も網羅しているため、自社に最適なグループウェアを見つけたい場合はぜひ参考にしてください。

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グループウェアとは？

グループウェアは、企業や組織のコミュニケーションと業務効率を高めるためのソフトウェアです。メールやスケジュール管理、ファイル共有といった日々の業務に必要な機能をひとつのプラットフォームで提供します。

グループウェアは、社内のチームワークを強化してプロジェクトの進行やタスク管理のサポートをしてくれるため、リモートワークが増えはじめた現代にこそ必要なツールです。

グループウェアの基本的な機能

グループウェアは社内の作業効率化を目指す企業や組織において、必要不可欠なツールといえます。基本的な機能をまとめると以下のとおりです。

社内SNS・チャット・メール
スケジュール管理
情報・ファイル共有
顧客管理
ワークフロー
Web会議
それぞれ詳しく解説します。

社内SNS・チャット・メール

グループウェアの社内SNSやチャット、メール機能は従業員間のコミュニケーションを促進します。グループウェアを利用することで、従業員はリアルタイムでのコミュニケーションや重要な情報の迅速な共有が可能になります。

社内SNSではプロジェクトのアップデートや企業のニュースを共有でき、チャット機能では即時的な問い合わせや議論が行えます。メールシステムは、よりフォーマルなコミュニケーションや外部との連絡に便利です。

スケジュール管理

スケジュール管理機能は個人やチームの予定を一元管理し、効率的な時間管理をサポートします。グループウェアを活用すれば、会議の予定調整やプロジェクトの期限管理、重要なイベントのリマインダーなどが容易です。

また、チームメンバーのスケジュールを確認し、重要なミーティングやイベントの計画を立てる際にも役立ちます。

情報・ファイル共有

グループウェアには情報とファイル共有機能が備わっており、ドキュメントやプレゼンテーションをメンバー間で簡単に共有できます。プロジェクト関連の資料や重要な業務文書に迅速にアクセスし、共同で編集やレビューを行うことが可能です。

ファイル共有システムは、データのバージョン管理やアクセス権限の設定もサポートします。

顧客管理

顧客管理機能は顧客情報を一元的に管理し、ニーズに合わせて機能をカスタマイズできます。顧客の連絡先や購入履歴、対応履歴などの情報が一箇所に集約されるため、顧客ごとのニーズに合わせた対応を行うことが可能です。

最終的には、顧客満足度の向上や長期的な関係構築に貢献します。また、顧客データの分析を通じて、販売戦略の改善や新たなビジネスチャンスの発見にも役立つでしょう。

ワークフロー

ワークフロー機能は、業務プロセスの自動化と効率化を実現します。申請書類の電子化や承認プロセスの自動化、タスクの割り当てなど日々の業務をスムーズに進行させるための機能です。ワークフロー機能により、手作業によるエラーや遅延を減らし、業務の透明性を高められます。また、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握し、必要に応じて迅速な意思決定を行うことが可能です。

Web会議

Web会議機能は、地理的な制約を超えたコミュニケーションを可能にする機能です。インターネットに接続できる環境であれば、どこにいてもリアルタイムでの会議やプレゼンテーションが行えます。

他にも、Web会議はコミュニケーションの障壁を低減し、効率的な情報共有と意思決定をサポートします。出張コストの削減や時間の節約にもなり、企業の運営効率を大幅に向上させられるでしょう。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入すれば、さまざまなシーンで役立ちます。導入するメリットをまとめると以下のとおりです。

ツールの一元管理
コミュニケーションの活性化
業務効率化
働き方改革の推進
コスト削減

それぞれ詳しく解説します。

ツールの一元管理

グループウェアを導入すれば、ツールの一元管理が可能です。従来、複数のソフトウェアやアプリケーションを別々に使用していた業務を、グループウェア上で管理できます。

ツールの一元管理によって、必要なデータやツールへのアクセスが迅速になるため、作業の切り替えが容易です。時間の節約につながるだけでなく、データの整合性を保ちやすくなることから、全体的な業務の透明性も向上します。

コミュニケーションの活性化

グループウェアは、社内コミュニケーションの活性化に大きく関係します。チャット機能や掲示板、メールシステムなどを利用すれば、従業員間の情報共有とコミュニケーションがスムーズです。

グループウェアを使用するとチームの結束力が高まり、離れた場所にいるメンバーとも効果的にコミュニケーションを取ることが可能になります。社内の透明性を高めて従業員が自分の意見を自由に表現できる環境をつくれば、新しいアイデアの創出にも貢献するでしょう。

業務効率化

グループウェアの導入は業務効率化の鍵です。日々の業務プロセスをデジタル化して自動化すれば、煩雑な作業を減らす結果となり、従業員がより重要な業務に集中できます。

たとえば、書類の電子化やワークフローの自動化をすれば、手作業でのエラーが減るため業務の透明性を高められます。リアルタイムでの情報共有やコミュニケーションの改善が可能となるため、プロジェクトの進行がスムーズです。

最終的に、全体としての業務効率が上がり企業の生産性の向上にもつながります。

働き方改革の推進

グループウェアは、フレキシブルな勤務体系をサポートする機能が充実しているため、働き方改革の推進にも役立ちます。Web会議機能を利用すればどこからでも会議に参加でき、チームメンバーとのコミュニケーションも容易です。

また、クラウドベースのファイル共有やプロジェクト管理ツールにより、外出先や自宅からでも必要な情報にアクセスできます。従業員のワークライフバランスが改善され、仕事の柔軟性と効率性が高まる点も大きなメリットです。

コスト削減

グループウェアの導入は、多くの企業にとって重要なコスト削減の手段となります。とくに、紙ベースの文書管理や物理的なファイル保管にかかるコストを大幅に削減できる点は大きなメリットです。

グループウェアを利用すれば文書や報告書をデジタル化し、オンラインで簡単に共有、アクセスできるようになります。結果として、印刷や郵送に関連するコストだけでなく、物理的な保管スペースの必要性も減少するでしょう。

他にも、業務プロセスの自動化と効率化によって時間の節約につながり、従業員がより価値の高い業務に集中できるようになります。

グループウェアを導入するデメリット

さまざまなメリットのあるグループウェアですが、デメリットも存在します。まとめると以下のとおりです。

初期費用や運用コストがかかる
導入・運用が難しい場合もある

詳しく解説します。

初期費用や運用コストがかかる

グループウェアの導入には初期投資が必要です。カスタマイズや特定の機能の追加が必要な場合、初期設定費用が増加する可能性もあります。

他にも、サーバーの維持費やソフトウェアの更新費用といった運用コストが発生します。必要に応じて、ITサポートスタッフの人件費などが含まれるため注意しましょう。

企業は必要なコストを事前に把握し、予算計画に適切に組み込む必要があります。

導入・運用が難しい場合もある

グループウェアの導入と運用は、技術的な知識が乏しい企業にとっては難しく感じる可能性が高いです。導入方法が複雑で直感的に操作方法が理解できない場合、従業員が導入にハードルを感じてしまうでしょう。

また、システムのカスタマイズやアップデートが頻繁に必要な場合、追加で技術サポートが必要になります。課題に対処するためには適切なトレーニングやユーザーサポート、技術的なリソースの確保が重要です。

グループウェアの選び方

適切なグループウェアを選ぶことは、企業の業務効率化とコミュニケーションの強化において重要なステップです。後悔しないための具体的な選び方は、以下のとおりです。

自社の課題やニーズを明確にする
機能や価格を比較する
セキュリティやサポート体制を確認する
無料トライアルやデモを活用する

詳しく解説します。

自社の課題やニーズを明確にする

グループウェアを選ぶ前に、まず自社の具体的な課題やニーズを明確にすることが重要です。どのような問題を解決したいのか、改善点を特定してからグループウェアを選びましょう。企業が抱えている課題例としては次のようなものがあります。

コミュニケーションの不足
情報共有の非効率性
セキュリティの不備

課題やニーズを洗い出した上で、最適なグループウェアを選ぶことが大切です。

機能や価格を比較する

グループウェアを選ぶ際には、機能や価格を比較しましょう。市場には多様なグループウェアが存在し、それぞれ異なる機能を持っています。

自社のニーズにもっとも適した機能を提供する製品を見つけるために、複数のグループウェアを比較・検討することが大切です。機能と価格のバランスを考慮して、最適なグループウェアを選定しましょう。

セキュリティやサポート体制を確認する

グループウェアのセキュリティ機能とサポート体制は、選ぶ際の重要な要素です。データの保護とプライバシーの確保は、重要な情報を取り扱う企業にとって不可欠といえます。

選ぶ際には、企業のセキュリティ基準に適合しているかを検討します。万が一の問題が発生した際に迅速かつ効果的なサポートを受けられるかどうかも重要です。

サポート体制の品質や対応時間などを評価し、信頼できるサービスを提供するグループウェアを選びましょう。

無料トライアルやデモを活用する

グループウェアを選ぶ際には、無料トライアルやデモを積極的に活用しましょう。導入前に体験することで、業務環境でのグループウェアのパフォーマンスとユーザビリティを事前に評価できます。

また、無料トライアルを利用すれば、自社の業務にどの程度適合するかを判断することが可能です。後悔しないためにも、デモを通じて製品の特徴や操作方法を理解し、購入前に疑問や懸念を解消しましょう。

それぞれのサービスの詳細

次に、それぞれの詳細について紹介します。

Lark（ラーク）

Lark（ラーク）は、ひとつのプラットフォームでチームのコミュニケーションを強化するグループウェアです。導入することでプロジェクトの進行やアイデアの共有を可能にし、よりスムーズな業務進行が実現できます。

たとえば、リアルタイムのチャット機能やビデオ会議、タスク管理など、チームの生産性を高めるツールが統合されています。他にも、リモートワークや異なる地域にいるチームメンバー間のスムーズなコミュニケーションをサポートします。

HP：https://www.larksuite.com/ja_jp

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、日本国内で広く利用されているグループウェアです。スケジュール管理や情報共有、タスク管理といった基本機能を提供します。

ユーザーフレンドリーなインターフェースと高いカスタマイズ性が特徴で、さまざまな業種や規模の企業に適応します。豊富な連携オプションにより、他のビジネスツールとの統合も容易です。

HP：https://office.cybozu.co.jp/

Google Workspace

Google WorkspaceはGmailやGoogleカレンダー、GoogleドライブなどのGoogle製品を統合したグループウェアです。どこからでもアクセス可能なクラウドストレージと、リアルタイムでのドキュメント共有や編集が可能なツールを提供します。

とくに、リモートワークで働く人同士のコミュニケーションの効率化を意識したツールです。Googleの強力なセキュリティ基盤により、企業データの保護も確保されています。

HP：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

Microsoft 365

Microsoft 365はOfficeスイートと統合されたグループウェアです。ビジネスメールやカレンダー、ファイル共有やオンライン会議などの機能を提供します。

他にも、文書作成やデータ分析、プレゼンテーション作成などの日常業務の効率化も可能です。

Microsoftのセキュリティとコンプライアンスツールにより、企業データの保護も強化されています。

HP：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

Confluence

Confluenceは、アトラシアンが提供する知識管理とドキュメント共有に特化したグループウェアです。チームメンバーが情報を集約し、共有するためのプラットフォームとして機能します。

プロジェクト管理やタスク追跡、アイデアのブレインストーミングなど、チームワークを強化するための多様な機能を提供します。JiraやTrelloなど他のアトラシアン製品との連携もスムーズです。

HP：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

kintone

kintoneは、ビジネスプロセスとデータ管理を一元化するグループウェアです。ユーザーはドラッグ＆ドロップの簡単操作でカスタムアプリケーションを作成でき、業務ニーズに合わせてシステムを調整できます。

他にも、データベース機能を備え、情報の収集や整理・分析を容易に行えるのも特徴のひとつです。チームメンバー間のコラボレーションを促進し、プロジェクト管理やタスク追跡を効率化します。

HP：https://kintone.cybozu.co.jp/

Garoon

Garoonは、大規模な組織や複雑な業務プロセスに最適なグループウェアです。スケジュール管理やワークフロー、プロジェクト管理などの多様な機能を提供し、企業の効率化をサポートします。

高度なセキュリティ機能を備え、企業の重要な情報を安全に管理できるのも魅力のひとつです。また、カスタマイズオプションが豊富で、企業の特定のニーズに合わせてシステムを調整できます。

HP：https://garoon.cybozu.co.jp/

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、チームのコミュニケーションとタスク管理を強化するグループウェアです。直感的なユーザーインターフェースを備え、チームメンバーが容易に情報を共有し、協力して作業を進められます。

プロジェクト管理やタスク追跡の機能を通じて、チームの生産性を向上させることが可能です。チャットやファイル共有などのコミュニケーションツールが統合されており、チーム内のコミュニケーションをスムーズにします。

HP：https://www.ni-ware.com/

Shachihata Cloud

Shachihata Cloudは、デジタル印鑑や文書管理に特化したグループウェアです。電子署名や文書承認プロセスの自動化をサポートし、企業のペーパーレス化を推進します。

文書の電子化により文書の保管や検索、共有が容易で業務の効率化も実現可能です。また、セキュリティ機能が強化されており、重要な文書を安全に管理できます。

HP：https://dstmp.shachihata.co.jp/

desknet's NEO

desknet's NEOは、柔軟なカスタマイズが可能なグループウェアです。基本機能に加えて多様なオプション機能を提供していることから、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。

企業の特定のニーズに合わせてシステムをカスタマイズし、業務プロセスを効率化することも可能です。そのため、カスタマイズ性と拡張性を重視する企業に適しており、多様な業務ニーズに対応します。

HP：https://www.desknets.com/

AppSuite

AppSuiteはクラウドベースの統合コミュニケーションプラットフォームです。企業の内外コミュニケーションを効率化する機能が備わっています。

メールやカレンダー、連絡先管理などの基本機能に加え、チームメンバー間のコラボレーションをサポートするツールです。使いやすいインターフェースにより、情報の共有やスケジュール調整が容易になり、チームの生産性を向上させます。

HP：https://www.desknets.com/neo/appsuite/

ArielAirOne

ArielAirOneは、企業の内外コミュニケーションをサポートする多機能グループウェアです。社内のコミュニケーションに必要な機能を一元的に管理し、業務の効率化を実現します。

直感的な操作性によってユーザーは迅速に情報を共有し、タスクを管理できます。とくに、複数の機能を統合した一元管理システムは、業務の効率化に大きく貢献するでしょう。

HP：https://www.worksap.co.jp/services/groupware/

WaWaoffice for Workspace Organizer

WaWaoffice for Workspace Organizerは、企業内LANを活用してコミュニケーションと情報共有を効率化するグループウェアです。低コストで導入が可能で、データベースや営業日報管理などのオプション機能を提供します。

カスタマイズ可能な機能と拡張性により、企業の特定のニーズに合わせてシステムを調整できます。

HP：https://www.wawaoffice.jp/

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェアは、低コストで提供されるクラウド型のグループウェアです。スケジュール管理や掲示板などの基本機能を備え、中小企業やスタートアップに最適です。

また、多様なオプションサービスを提供し、企業の特定のニーズに合わせて機能を拡張できます。コストパフォーマンスに優れ、使いやすいインターフェースが特徴です。

HP：https://www.j-motto.co.jp/

GRIDYグループウェア

GRIDYグループウェアは、初期費用・月額費用が無料で利用できるグループウェアです。スケジュール管理やワークフローなど20以上の機能を提供し、予算に制約のある小規模企業や非営利団体に適しています。

無料でありながら、基本的なビジネスニーズを満たす機能を備えており、コストを抑えつつ効率的な業務運営を実現します。

HP：https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/free/

グループウェア導入時の流れ

企業の業務効率化とコミュニケーション強化のためにも、グループウェアを導入する際の流れを理解しましょう。具体的な流れは以下のとおりです。

導入目的の明確化
導入スケジュールや運用体制を策定
運用開始

それぞれ詳しく解説します。

導入目的の明確化

グループウェア導入の最初のステップは、導入目的を明確化しましょう。企業のグループウェア導入目的は、コミュニケーションの改善や業務プロセスの効率化、リモートワークのサポートなどです。

目的を明確にすることで、どのグループウェアが企業のニーズに最適かを判断しやすくなります。具体的な目標を設定すれば導入後の成果測定が容易になり、ROI（投資対効果）を評価する基準を確立できます。

導入スケジュールや運用体制を策定

導入目的が明確になったら、次に導入スケジュールと運用体制を策定しましょう。グループウェアの導入に必要な時間枠や関連タスク、責任者の割り当てやトレーニング計画などを定めます。

適切なスケジュールを策定すれば導入プロセスを管理しやすくなり、業務への影響を最小限に抑えられます。運用体制を事前に計画することで、導入後のスムーズな運用と迅速な問題解決が可能です。

運用開始

導入スケジュールと運用体制が確立されたら、グループウェアの運用を開始しましょう。運用を開始する際には、従業員へのトレーニングとサポートが重要です。

従業員が新しいシステムを理解して効果的に活用するために、定期的なトレーニングプログラムを実施することが大切です。導入初期には技術的なサポートやユーザーサポートを強化し、従業員からのフィードバックを収集します。

持続的な効果を確保するために、運用開始後は定期的なモニタリングと評価を行いましょう。

グループウェア導入時の注意点

企業や組織のコミュニケーションと業務効率を高めるグループウェアですが、導入時には注意が必要です。導入する際には以下の点に注意しましょう。

社員への周知や研修を徹底する
セキュリティ対策をしっかりと行う
運用状況を定期的に確認する

それぞれ詳しく解説します。

社員への周知や研修を徹底する

グループウェアの導入で成功をおさめるためには、従業員の理解と協力が必要です。導入前にはすべての社員に対して、新しいシステムの目的やメリット、使用方法について周知しましょう。

グループウェアの研修プログラムを実施することで、従業員が快適に利用できるようになります。研修では基本操作から応用まで段階的に学べる内容を提供し、従業員が自信を持ってシステムを使用できるようにすることが大切です。

セキュリティ対策をしっかりと行う

グループウェアは企業の重要な情報を扱うため、セキュリティ対策は非常に重要です。導入前にはデータの暗号化やアクセス管理、ネットワークのセキュリティなど、システムのセキュリティ対策を徹底的に検討し、実施します。

また、従業員に対してセキュリティ意識の向上を図るためのトレーニングも重要です。定期的なセキュリティチェックとアップデートを行い、システムの安全性を維持します。

運用状況を定期的に確認する

グループウェアの導入後は運用状況を定期的に確認し、問題が発生していないかをチェックしましょう。使用状況の分析や従業員からのフィードバックの収集、システムのパフォーマンス評価を通じて、企業のニーズに適切に応えているかを評価します。

問題が発見された場合は、迅速に対応策を講じ、必要に応じてシステムの改善やアップデートを行うことが大切です。新しい業務や技術の進化に合わせてグループウェアの機能を定期的に見直しましょう。

定期的な運用状況の確認と評価は、グループウェアが長期的に企業の生産性向上に貢献し続けるためにも不可欠です。

グループウェアの導入事例

最後に、グループウェアの導入事例を紹介します。

グループウェアを導入したことでどのような変化が起こったのか、詳しく見ていきましょう。

社内や社外で情報を共有｜東急株式会社

東急株式会社様は、2022年に創業100年を迎え、デジタル化をより一層進化させるためにまちづくりにおけるDXを推進しています。

大手のSaaSツールが全社導入されており、デジタルプラットフォームの部署内では他社ツールとLarkを併用することにしました。Larkの柔軟性とカスタマイズ性を活用することで、個々のメンバーが業務を向上させる意欲が高まりました。

とくに、Wikiのドキュメント機能を活用することで、会議の効率化や議事録の共有が素早く行えるようになっています。会議の準備や報告のプロセスが簡素化され、より効率的に情報を共有し、アイデアを生み出しやすい環境を手に入れた成功事例です。

参考：https://www.larksuite.com/ja_jp/customer/stories/tokyu

新規事業のアイディア共有｜リクルートホールディングス

リクルートホールディングスは新規事業のアイデアを共有するため、グループウェア『kintone』を導入しました。ツールを活用することで、時間や場所を問わずにアイデアを共有し、チームでサービスを磨き上げるプロセスが可能になりました。

スタッフは通勤中の電車の中や家でアイデアに対するコメントをつけ、ブラッシュアップを行っています。結果、kintoneの導入によりアイデアの質が向上し、プロジェクトの進行がスムーズになった事例です。

参考：https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/recruitcareer.html

働き方改革で労働時間削減と生産性向上を両立｜TBSテレビ

TBSテレビは働き方改革を推進し、ITを活用して業務の効率化を図るため、グループウェア『G Suite』の導入を決定しました。クラウドストレージを無制限に利用できることが、映像データを扱うTBSテレビにとって大きなメリットとなっています。

また、テレビ会議機能も活用され、カレンダーで予定を作成して参加者を招待するだけでテレビ会議を実施できるようになりました。ツールを導入したことで、TBSテレビはテレワークやオフィスのフリーアドレス化を検討するなど、さらなる働き方改革を推進しています。

参考：https://cloud.google.com/blog/ja/topics/customers/gsuite-tbs-workstyle

グループウェアを導入してみよう

グループウェアは企業の業務効率化やコミュニケーションの強化、働き方改革を実現する強力なツールです。自社のニーズに合ったグループウェアを選定して導入することで、業務プロセスの改善や社員の働きやすさを向上させることが可能です。

グループウェアの導入は、企業のデジタル変革と成長のための重要な一歩となるでしょう。

グループウェア『Lark』は総合的なコミュニケーションツールとして、チームのコミュニケーションを強化するグループウェアです。リアルタイムのチャットやビデオ会議機能が備わっており、リモートワークを導入する企業にも最適です。

プロジェクトの進行やアイデアの共有を可能にし、導入することでよりスムーズな業務進行が実現できます。グループウェアの導入を検討している場合は、ぜひLarkを試してみてください。