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プロジェクト管理とタスク管理は、適切に実施することで業務の効率化と生産性の向上が期待できます。自身の業務やチームのプロジェクトに適した管理ツールや手法を見つけ、実践に活かすことが大切です。
しかし「プロジェクト管理とタスク管理の違いは何？」「どのように管理すればいい？」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、両者の違いを明確にし、それぞれの管理方法におけるメリット・デメリットを紹介します。代表的な手法や導入時のポイントをまとめているため、ぜひ参考にしてください。
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プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理とは、特定の目標を達成するために、開始から完了までの全工程を計画して管理するための方法です。プロジェクト成功に必要な以下の活動を管理します。
リソースの割り当て
時間のスケジューリング
品質の確保
効果的なプロジェクト管理を行えば、期限内にプロジェクトの目標を達成することが可能です。チームの協力とコミュニケーションを促進し、目標達成に向けた明確な道筋を提供します。
タスク管理とは？
タスク管理は、個々の活動や作業に優先順位を付けてスケジュールを設定し、業務を管理するための手段です。主に、タスクの優先順位付けや期限の設定、業務の進捗状況の管理などを行います。
タスク管理を行うことで日々の業務が整理され、生産性が向上します。作業効率を高めるだけでなく、チーム全体の協力と調和を促進し、プロジェクトの成功に貢献するための管理方法です。
プロジェクト管理とタスク管理の違いは？
プロジェクト管理とタスク管理は、目標達成に向けたアプローチの違いによって区別されます。
プロジェクト管理は、複数の関連するタスクや活動を統合し、全体的な目標を達成することに焦点をあてています。より広範囲な視野をもってリソースや時間、コストの管理を含む一連のプロセスを通じて、プロジェクト全体を監視するのが目的です。
一方、タスク管理は個々のタスクや活動を効率よく終わらせることに重点を置いています。より具体的な作業の実行と進捗の追跡に焦点をあて、日々の業務の効率化を目指すのが目的です。
プロジェクト管理のメリット・デメリット
複数の関連するタスクや活動を管理するのに最適なプロジェクト管理ですが、メリット・デメリットが存在します。
メリット
プロジェクト管理のメリットをまとめると、以下のとおりです。
計画性と組織性の向上による目標達成
リソースの効率的な活用とコスト削減
チーム内のコミュニケーションの促進
プロジェクト管理の最大のメリットは、計画性と組織性をもたらし、プロジェクトの目標達成を可能にする点です。明確な計画と効果的な実行により、リソースを最適に活用し、時間とコストを節約できます。
リスクの早期識別と管理により、不測の事態に迅速に対応でき、プロジェクトの成功率を高めることも可能です。チームメンバー間のコミュニケーションと協力も促進され、全員が共通の目標に向かって効率的に作業できます。
デメリット
プロジェクト管理のデメリットをまとめると、以下のとおりです。
過度の計画と管理により柔軟性が損なわれる
ツールの導入には時間とコストがかかる
効果を発揮しない場合がある
プロジェクト管理によって、過度の計画と管理が柔軟性を損なう可能性があります。ツールの導入には時間とコストがかかり、小規模なプロジェクトでは負担が大きくなることも多いです。
もしプロジェクトのスコープや目標が不明確な場合、プロジェクト管理のプロセスが効果を発揮しない場合もあります。そのため、プロジェクトの規模や性質に応じて、適切な管理手法とツールを選択することが重要です。
タスク管理のメリット・デメリット
個々のタスクや活動の効率的な完了に重点を置いているタスク管理ですが、メリット・デメリットが存在します。
メリット
タスク管理のメリットをまとめると、以下のとおりです。
仕事の漏れや遅れの防止
優先順位の明確化と時間の有効化ができる
自己分析・改善に役立つ
タスク管理を行うことで、仕事の漏れや遅れの防止につながります。タスクの優先順位を明確に設定することで、より重要な作業に集中でき、時間を有効に活用することが可能です。
タスクの進捗状況を可視化することで、進行中のプロジェクトや日々の業務の状況を一目で把握できます。課題や改善点を見つけ、より効率的な仕事の仕方を身に付けられる点もメリットです。
デメリット
タスク管理のデメリットをまとめると、以下のとおりです。
細かい作業への過度な集中
管理する数が少ないと意味をなさない
ツール依存によるコミュニケーションが減少する
タスク管理を過度に行うと、細かい作業に時間を取られすぎてしまい、結果的に本来の作業に集中できなくなる可能性があります。管理するタスクの量が少ない場合は意味をなさないため、活用する際にはある程度のタスク量が必要です。
また、タスク管理ツールの過度な依存は、チームメンバー間の直接的なコミュニケーションを減少させます。誤解や情報の齟齬を招く原因となるため、使用する際には注意が必要です。
プロジェクト管理の代表的な手法6選
プロジェクト管理を行うなら、状況に応じて正しい手法を選択することが大切です。以下に代表的な手法をまとめました。
PMBOK
ガントチャート
WBS
PERT
QFD
PPM
それぞれ詳しく解説します。
PMBOK
一般的なプロジェクト管理の手法として、PMBOK（Project Management Body of Knowledg：プロジェクトマネジメントの知識体系）があります。PMBOKは、プロジェクト管理のプロセスと知識エリアを体系的にまとめたガイドラインです。
プロジェクトの開始から終了まで、包括的に管理するための最適な方法を提供します。「費用」「品質」「納期」の管理が目的で、プロジェクト成功のために必要な要素を持ち合わせています。
PMBOKを活用することで、計画の策定から実行・監視・終了までの各フェーズを効果的に管理できるでしょう。
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトのスケジュール管理に広く用いられるツールで、タスクの期間と進捗を視覚的に表示します。各タスクの開始日と終了日をバーで示すことで、プロジェクト全体のタイムラインを一目で把握できます。
ガントチャートを使用すれば、プロジェクトチームはタスク間の依存関係や重要なマイルストーンを明確にすることが可能です。他にも、リソースの配分や期限内でのプロジェクト完了の可能性を高められます。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）は、プロジェクトを成果物または作業の階層構造に分解する手法です。プロジェクトの全体像を細分化し、各タスクの責任範囲や必要なリソース、スケジュールを明確にします。
大規模で複雑なプロジェクトだとしても、何をすべきか洗い出せる点がWBSのメリットです。プロジェクトマネージャーは各タスクの責任者を明確にし、リソースの割り当てと期限の設定を効率的に行えます。
PERT
PERT（Program Evaluation and Review Technique：プログラム評価レビューのテクニック）は、プロジェクトのタスク間の関係と所要時間を分析するための手法です。不確実性が高いプロジェクトや、はじめて取り組むプロジェクトにおいて、タスクの最適な順序や所要時間の見積もりを行う際に有効です。
PERTチャートを使用することで、異なるタスクの実行に必要な時間を視覚化し、プロジェクトの重要な作業経路を特定できます。作業経路が特定できれば、プロジェクトを効率的に進められ、遅延リスクをより正確に評価することが可能です。
QFD
QFD（Quality Function Deployment：品質機能展開）は、顧客の要求を製品の設計や開発プロセスに反映させるための手法です。顧客の声を具体的な製品仕様に変換し、品質向上を図ることが目的になります。
QFDをプロジェクト管理に適用すれば、プロジェクトチームは顧客満足度を高める製品やサービスの開発に注力することが可能です。品質コストの削減と継続的な改善ができ、市場での競争力を強化できます。
PPM
PPM（Project Portfolio Management：製品ポートフォリオ管理）は、組織の戦略的目標にもとづいて、複数のプロジェクトを統合的に管理する手法です。プロジェクトポートフォリオを通じて、リソースの最適配分や投資収益率の最大化、リスクの最小化を目指します。
PPMは組織全体のプロジェクトを一元的に管理するため、プロジェクトのパフォーマンスを向上させることが可能です。会社の目標や戦略に沿っているかも確認でき、プロジェクトの整合性を保ちながらやるべきことの優先順位を付けられます。
タスク管理の代表的な手法3選
タスク管理を実践していく場合、正しい手法を理解しておくことが大切です。以下に代表的な手法をまとめました。
アナログ形式
エクセルなどの表計算ソフト
タスク管理ツール
それぞれ詳しく解説します。
アナログ形式
アナログ形式のタスク管理は、物理的なツールを使用して日々のタスクを追跡する方法です。たとえば、壁に掛けるカレンダーや手書きのリスト、付箋を使ったカンバンボードなどが含まれます。
手書きでタスクを記録すれば、タスクに対する意識を高め、記憶にも残りやすくなるため効果的です。物理的なアイテムを使用することで、デジタルデバイスの通知に邪魔されることなく、集中力が保てます。
しかし、大量のタスクや複雑なプロジェクトを管理するには限界があり、更新や共有が手間になる場合が多いです。
エクセルなどの表計算ソフト
エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトでのタスク管理は、柔軟性とカスタマイズ性に優れています。表計算ソフトではタスクのリストアップや期限の設定、進捗状況の追跡など、必要な情報を一覧で管理することが可能です。
条件付き書式を用いれば、期限が近いタスクや完了したタスクを視覚的に見やすくできます。他にも、関数を活用して自動的に進捗率を計算したり、未完了のタスク数をカウントできたりと便利です。
ただし、初期設定に時間がかかるため、複雑なプロジェクトの管理には不向きな場合もあります。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、個人やチームの生産性を向上させるために特化して設計されたデジタルツールです。タスクの作成や優先順位付け、期限設定など、タスク管理に必要な機能を幅広く提供します。
ツールの多くは、チームメンバー間でのタスクの共有やコミュニケーションを容易にし、リアルタイムでの更新が可能です。また、多くのタスク管理ツールはクラウドベースでどこからでもアクセスでき、リモートワークやフレキシブルな働き方にも対応しています。
ただし、多機能であるがゆえに、使いこなすにはある程度の学習が必要になります。
プロジェクト管理・タスク管理におすすめのツール
プロジェクト管理とタスク管理を効率的に行うためには、適切なツールの選定が必要になります。導入する目的を明確化した後に、ツールごとの強みや使いやすさの違いを理解することが大切です。
両方の機能を兼ね備えたおすすめのツールをまとめると以下のとおりです。
たとえば、Lark（ラーク）には、タスクの作成・割り当て・分類、進捗状況のフォローなど、タスク管理の専用機能が備わっています。また、シートを使ったプロジェクト管理も可能です。テンプレートからも簡単にスタートでき、あらゆるニーズにマッチします。Larkのテンプレートはこちらからご覧ください。
さらに、直感的なインターフェースと柔軟なカスタマイズ性を備えていることから、個人の作業効率の向上や大規模なチームのプロジェクト管理にも最適です。
ツールごとに特徴は大きく異なるため、使用目的や規模に応じて比較検討しましょう。