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WBSは、プロジェクトの進捗管理においてよく使われるツールです。ガントチャートはプロジェクトの進捗を管理するためのスケジュール表で、進捗をグラフで表現して全体像を把握できます。
しかし「WBSとガントチャートの違いとは？」「WBSとガントチャートの作り方は？」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、WBSとガントチャートの特徴や違い、メリットとデメリットを解説しています。作成方法や使用時の注意点をまとめているため、ぜひ参考にしてください。
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WBSとは？
WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）は、プロジェクトを管理するための重要なツールです。WBSを使用すると、プロジェクトの全体像を明確に把握し、各タスクの責任範囲と期限を特定できます。
タスクの期限を明確化すれば、目標達成に向けて効率的に作業を進めることが可能です。プロジェクトの複雑さを減らし、チームメンバー間のコミュニケーションを改善するのに役立ちます。
ガントチャートとは？
ガントチャートは、プロジェクトのスケジュール管理に使用されるツールです。プロジェクトのタスクや活動を時間軸に沿って表にあらわし、各タスクがスタートした日と終了した日を示します。
ガントチャートを使用すれば、プロジェクトマネージャーやチームメンバーはプロジェクトの進捗状況を一目で把握できます。進捗状況を理解すれば、期限内にタスクを完了させるための計画を立てることも可能です。
タスク間の依存関係や重複を視覚的に確認できるため、プロジェクト管理に不可欠なツールといえます。
WBSとガントチャートの違い
WBSとガントチャートはどちらもプロジェクト管理において重要ですが、役割と機能が異なります。
WBSはプロジェクトを管理しやすい小さなタスクに分解し、プロジェクトの全体構造と各タスクの関係を明確化してくれる点が特徴のひとつです。
ガントチャートはタスクのスケジューリングと進捗管理に重きをおき、プロジェクトの時間的な流れとタスクの期間を視覚的に表現します。WBSは「何を」行うかを明確にし、ガントチャートは「いつ」行うかを示すために必要です。
WBSのメリット・デメリット
WBSを使えばプロジェクト全体像を視覚化できるというメリットがあるものの、デメリットも存在します。ここでは、WBSのメリット・デメリットを詳しく紹介します。
メリット
WBSのメリットをまとめると以下のとおりです。
プロジェクトの全作業を洗い出せる
作業の見積もりやスケジュールの作成を容易にする
作業の責任や権限を明確にする
最大のメリットは大規模で複雑なプロジェクトだとしても、何をすべきか洗い出せる点です。プロジェクトマネージャーは各タスクの責任者を明確にし、リソースの割り当てと期限の設定を効率的に行えます。
他にも、WBSはプロジェクトのリスクを早期に特定して対処することも可能です。チームメンバーは自分の役割と期待される成果を理解しやすくなり、プロジェクトの透明性が向上します。
デメリット
WBSのデメリットをまとめると以下のとおりです。
作成に時間と労力がかかる
管理が複雑になる場合がある
WBSの最大のデメリットは、初期の作成に時間がかかる点です。WBSをミスなく制作するためには、プロジェクトの全体像を詳細に理解し、各タスクを適切に分解する必要があります。
他にも、プロジェクトの進行にともない変更が生じた場合、WBSに修正を加える必要があります。WBSの変更が細かく行われた場合、プロジェクトの管理が複雑になる可能性が高いでしょう。
WBS・ガントチャートの作り方
WBS・ガントチャートを制作することで、プロジェクトの進行状況を把握できます。具体的な作り方は以下のとおりです。
WBSを先に作成する
WBSで洗い出したタスクを縦軸に配置する
横軸に時間軸を配置する
タスクの開始日と終了日を棒グラフであらわす
タスクの依存関係を考慮してスケジュールを調整する
それぞれ詳しく解説します。
1. WBSを先に作成する
WBSを先に作成することは、ガントチャートを効果的に活用するための重要なステップです。WBSによってプロジェクトの全体構造が明確になり、必要なタスクが洗い出されます。
WBSを作る際には、以下の流れで制作を進めましょう。
タスクの洗い出しを行う
タスクの順序を決める
タスクを構造化する
担当者を決める
WBSの制作によってガントチャートでのタスク管理も容易になるため、プロジェクトの計画と実行がスムーズです。WBSはプロジェクトの目標を達成するための基盤を提供し、ガントチャートでのスケジューリングに必要な情報を整理します。
2. WBSで洗い出したタスクを縦軸に配置する
WBSで特定したタスクをガントチャートの縦軸に配置することで、プロジェクトの各活動が時間軸に沿って整理されます。きれいに整理することで、プロジェクトマネージャーは各タスクの期間と重要性を視覚的に把握し、効率的なスケジューリングが可能です。
タスクの縦軸への配置は、プロジェクトの進行における各活動の相対的な位置と重要性を明確にするのに役立ちます。
3. 横軸に時間軸を配置する
プロジェクトの期間とタイムラインを設定するためにも、ガントチャートの横軸に時間軸を配置しましょう。時間軸はプロジェクトの開始から終了までの全体的な期間を示したうえで、各タスクがいつ開始され、いつ終了するかを視覚的に表現します。
また、プロジェクトの全体的なスケジュールが明確になり、期限内にタスクを完了させるための計画が立てやすくなります。
4. タスクの開始日と終了日を棒グラフであらわす
ガントチャートでは、各タスクの開始日と終了日を棒グラフで表現しましょう。棒グラフを使用すれば、プロジェクトマネージャーとチームメンバーは各タスクの期間と進行状況を一目で把握できます。
他にも、タスクの期間を視覚的に表現するのに効果的であるため、プロジェクトの進捗管理に不可欠です。タスクの期間を正確に表せば、リソースの割り当てとスケジューリングが容易になります。
5. タスクの依存関係を考慮してスケジュールを調整する
ガントチャートを使用する際には、タスク間の依存関係を考慮してスケジュールを調整することが重要です。タスク間の依存関係を理解することで、プロジェクトの流れとタイムラインを効果的に管理できます。
依存関係を考慮したスケジューリングにより、プロジェクトの遅延を防ぎ、効率的なタイムマネジメントの実現が可能です。タスクの依存関係を適切に管理すれば、プロジェクトの成功率が高まります。
WBS・ガントチャートの作成に使えるおすすめツール
WBSとガントチャートを自身で作るのは難しく感じる場合が多いでしょう。スムーズに制作を進めていくならば、専用の制作ツールを活用してください。
以下に、WBS・ガントチャートの作成に使えるおすすめツールをまとめました。
Lark（ラーク）
Excel（エクセル）
Googleスプレッドシート
それぞれ詳しく解説します。
Lark（ラーク）
Larkは、ひとつのプラットフォームでチームのコミュニケーションを強化するグループウェアです。リアルタイムでのチャット機能やタスク管理機能だけでなく、WBSとガントチャートの作成にも対応しています。
Larkの特徴は、操作のしやすさと柔軟なカスタマイズオプションです。プロジェクトチームは効率的にタスクを計画し、進捗をリアルタイムで追跡できます。プロジェクトの進行にともない変更が生じた場合も、すぐにWBSとガントチャートに反映できる点も大きなメリットです。
LarkにはWBS・ガントチャートの作成をはじめDXに活用できるテンプレートが数多く用意されており、チームの幅広いニーズに対応できます。LarkのWBS・ガントチャート のテンプレートはこちらから。
Excel（エクセル）
Microsoft Excelは、汎用性と柔軟性からWBSとガントチャートの作成に広く使用されています。Excelではスプレッドシートを使用してタスクを整理し、カスタマイズ可能なガントチャートの作成が可能です。
Excelの強みは広範な機能とカスタマイズ性にあり、プロジェクトの特定のニーズに合わせてチャートを調整できます。多くのプロジェクトマネージャーがすでにExcelに慣れ親しんでいるため、新たなツールを導入する必要もありません。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、クラウドベースのスプレッドシートツールで、Excelと同様の機能を提供します。Googleスプレッドシートのメリットは、オンラインでのアクセスとチームメンバー間のリアルタイムでの共同作業が可能である点です。
Googleスプレッドシートを使用すれば、チームメンバーはどこからでもプロジェクトにアクセスでき、情報の共有・更新ができます。ツールは無料で利用できるため、低コストでプロジェクト管理ツールを導入したいチームに最適です。
WBS・ガントチャート作成時と使用時の注意点
WBS・ガントチャートの作成・使用時には、以下の点に注意しましょう。
テンプレートを事前に用意しておく
タスクの開始日と終了日を具体的に設定する
タスクの依存関係を考慮してスケジュールを組む
タスクの進捗状況を随時更新する
WBSとガントチャートを常に更新する
それぞれ詳しく解説します。
テンプレートを事前に用意しておく
WBSとガントチャートの作成を効率化するためには、適切なテンプレートの事前準備が重要です。テンプレートを使用すれば、プロジェクトの構造を迅速に設定でき、一貫性を示せます。
他にも、プロジェクトの計画と報告を促進できるため、チームメンバー間のコミュニケーションの改善も可能です。事前に準備しておくだけで、プロジェクトの初期段階での時間と労力を節約し、より重要なタスクに集中できます。
タスクの開始日と終了日を具体的に設定する
プロジェクトのスケジュール管理をしっかりと行うためにも、タスクの開始日と終了日を明確に設定しましょう。具体的な日付を設定すれば、プロジェクトの期間と各タスクの期限が明確になり、リソースの割り当てと進捗の追跡が容易になります。
タスクの期間を正確に設定することで、プロジェクトの全体的な時間枠内での効率的な作業配分が可能です。遅延のリスクを最小限に抑えるためにも、設定を行いましょう。
タスクの依存関係を考慮してスケジュールを組む
タスク間の依存関係を適切に管理する点は、プロジェクトの成功に不可欠です。依存関係を考慮してスケジュールを組めば、タスクを実行する順序が最適化され、プロジェクトの効率を高められます。
タスク間の相互作用を理解してからスケジュールを調整することで、プロジェクトの遅延を防ぐことが可能です。依存関係を考慮したスケジューリングは、プロジェクトの流れをスムーズにして期限内の完了を確実にします。
タスクの進捗状況を随時更新する
プロジェクトの進行にともない、タスクの進捗状況を随時更新することが重要です。進捗の定期的な追跡と更新により、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの現状を正確に把握し、必要に応じて迅速に対応できます。
進捗の更新はプロジェクトの透明性を高め、チームメンバー間での調整とコミュニケーションを促進します。プロジェクトのリスク管理と問題解決のプロセスをサポートし、プロジェクトの成功率を高めるのにも役立つでしょう。
WBSとガントチャートを常に更新する
プロジェクトの変更や進行に応じて、WBSとガントチャートを常に最新の状態にするためにも常に更新しましょう。プロジェクトの進捗に合わせてツールを更新すれば現状を正確に把握でき、チームメンバーは最新の情報にもとづいて作業を進められます。
WBSとガントチャートの継続的な更新は、プロジェクトの進捗管理を強化し、計画の変更や予期せぬ問題への対応も可能です。プロジェクトの効率と成功率を向上させるためにも、更新は忘れずに行いましょう。
WBS・ガントチャートを活用してスケジュール管理をしよう
WBSとガントチャートを活用することで、プロジェクトのスケジュール管理が効率的かつ効果的に行えます。プロジェクトの全体像を把握し、各タスクの期間と進捗状況を理解すれば作業効率を大きく向上させることも可能です。
最終的に、プロジェクトの効率と成果を向上させるのに役立つでしょう。
グループウェア『Lark』は、ひとつのプラットフォームでチームのコミュニケーションを強化するツールです。WBSとガントチャートの作成にも対応しており、リアルタイムでのチャットやスケジュール管理ができます。
導入することでよりスムーズな業務進行が実現できるため、WBS・ガントチャートの制作を行う場合はぜひLarkを試してみてください。