- 2023年12月13日

【DX経営】スマホでも使える！社内連携ツールはLark1つに集約！

今回は、ビジネスにおける車内連携を効率的に行うための方法をお伝えします。多くのツールを使用しているとコストがかかり、管理が煩雑になることがありますが、その悩みをLarkというオールインワンツールで解決できるのです。私自身も以前は複数のツールを使っていましたが、Larkを導入してから、車内連絡、数値管理、車内マニュアルの全てを1つのツールで完結でき、業務がシンプルになりました。その魅力的な機能を10個一気にご紹介します。

ビジネスに必要な10の機能をラークで完結

チャット: Lark内でのチャット機能を使えば、メンバーとの円滑なコミュニケーションが可能です。車内連絡もLarkで行いましょう。
ビデオ会議: Larkを使ってビデオ会議を簡単に設定し、リモートでのコミュニケーションをスムーズに行えます。
タスク管理: プロジェクトのタスクを明確にし、進捗を管理できます。期限や担当者を指定してタスクを効率的にこなしましょう。
日報機能: 日々の作業内容や進捗を日報としてまとめ、共有できます。チーム全体で進行状況を把握しましょう。
マニュアル管理: Lark内で車内マニュアルを作成し、必要な情報を簡単にアクセスできます。トレーニングや手順書もLarkで管理しましょう。
スケジュール管理: プロジェクトのスケジュールをLarkで管理し、スムーズな進行をサポートします。予定を共有して無駄な時間を減らしましょう。
メール: Lark内でメールの送受信が可能です。ビジネス関連の連絡をLark内ですぐに行いましょう。
シフト管理: スタッフのシフトをLarkで管理し、効率的な人員配置を実現します。従業員との連絡もLark内で行えます。
顧客管理: 顧客情報をLark内に集約し、一元管理できます。連絡先や重要な情報を整理しましょう。
データ共有: 画像、PDF、動画などのデータをLark内で共有できます。プロジェクトに必要な情報を即座に共有しましょう。

チャット機能

チャット機能の基本

Larkのチャット機能は基本的なことから始まります。個人チャットやグループチャット、文字の装飾、メンションなど、他のチャットツールと同じように使うことができます。しかし、Larkには他のツールにはない独自の特徴があります。

既読の把握

Larkのチャットでは、誰がメッセージを既読したのかを瞬時に把握できます。通常の1対1チャットでは、相手がメッセージを読んだかどうかを確認できますが、グループチャットの場合、誰が既読したのかを特定するのは難しいことがあります。しかし、Larkでは既読の状態がメンバーリストに表示され、誰が未読なのかを追跡することができます。これにより、チームコミュニケーションが円滑に進行します。

メンバーの追加

Larkのチャットでは、メンバーの追加が非常に簡単です。新しいメンバーをチャットに追加したい場合、迅速に招待することができます。これにより、チームの変更に柔軟に対応できます。

チャット以外の機能

Larkはチャットだけでなく、他のビジネス機能と連携させることができます。後の記事でも詳しく説明しますが、Larkはビデオ会議、タスク管理、日報機能、マニュアル管理、スケジュール管理、メール、シフト管理、顧客管理、データ共有など、多くのビジネス機能を網羅しています。これらの機能をチャットと組み合わせて使うことで、ビジネスプロセスを一元管理し、効率を向上させることができます。

ビデオ会議機能

リンク1つで参加可能なビデオ通話機能

LarkはZOOMやGoogle Meetなどのビデオ通話ツールと同じように、リンク1つで参加できるビデオ通話機能を提供しています。これにより、参加者は簡単に会議に参加でき、面倒な手続きやアプリのインストールは不要です。これはビジネスコミュニケーションの効率を飛躍的に向上させます。

録画と自動文字起こし

Larkのビデオ会議では録画機能が利用でき、会議内容を記録することができます。そして、驚くべきことに、録画したビデオの自動文字起こしもサポートしています。これにより、会議の内容をテキストデータとして簡単に取得でき、後で復習や共有が容易になります。会議の記録を手動で取る手間が省けるため、効率的なコミュニケーションが可能となります。

チャットやメールとの統合

ビデオ通話機能はLark内に統合されており、チャットやメールでやり取りしている相手とそのまま同じツール内でビデオ通話ができます。これは非常に便利で、コミュニケーションの切り替えやリンクの共有が簡単に行えます。例えば、チャットで話し合っている内容を即座にビデオ通話で詳細に議論することが可能です。これにより、スムーズで効果的なコミュニケーションが実現します。

背景のカスタマイズ

Larkのビデオ通話機能は、背景をカスタマイズすることも可能です。会議の背後にバーチャル背景を設定することで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。また、背景のカスタマイズは、ビデオ通話の品質向上にも貢献します。

タスク機能

タスクの割り当てと期限通知

Larkはタスク管理機能を搭載しており、タスクを割り当てられた人には期限が近づくと自動で通知が届きます。これにより、タスクの漏れを圧倒的に減少させることができます。しかし、他のツールでも同様の機能が提供されていると思われるかもしれませんが、Larkの特長は他の多くの機能との統合です。

Larkの総合性

従来のタスク管理ツールは、スケジュールをまとめたシートや別のタスク管理ツールに記入する必要がありました。しかし、Larkは全てが一体になっており、プロジェクトをまとめたシート内で直接タスクを割り当てることができます。このため、ツールの往復や情報の断片化が解消され、効率的な作業が実現します。

具体例で確認

具体的な例を挙げてみましょう。Larkでは、チャット内からタスクを簡単に作成できます。タスクを作成する際には、タスクの名前、担当者、期限を指定することができます。これにより、タスクの割り当てが直感的に行え、担当者に対する明確な指示が可能です。

また、Google ドキュメントを利用してタスクを管理することもできます。具体的なタスクをリストアップし、担当者と期限を指定します。このように、タスクはプロジェクトごとに整理され、見やすく管理できます。さらに、タスクの中にはサブタスクを含めることも可能で、細かい作業を効率的に管理できます。

Magic to doの活用

さらに、タスクの設定方法に不安を感じる場合、Magic to doと呼ばれるツールが役立ちます。このツールは、タスクを整理し、Larkに簡単に貼り付けることができます。新しいプロジェクトを始める際に役立ち、Lark内でタスクを効率的に管理できるようになります。

日報機能

Larkの日報機能の特長

まず、Larkの日報機能は日報専用のチャットのようなものを自動生成します。これにより、従業員は簡単に日報を記入し、送信できます。さらに、日報に関して承認機能を設けることができます。これにより、他の連絡と混ざることはなく、上司や管理者は簡単に日報を確認し、リアクションを返すことが可能です。

日報の具体的な作成方法

実際に日報を作成する方法を見ていきましょう。まず、Lark内のワークプレイスで日報を作成します。日報の内容には以下の項目が含まれます。

日付
今日の目標
今日の業務内容
良かった点
課題点及び改善点

これらの項目を記入することで、日報が完成します。この作業はスマートフォンやタブレットでも簡単に行えるため、パソコンにアクセスできない場合でも問題ありません。

日報の送信と承認

従業員が日報を送信すると、それが上司や管理者に届きます。上司や管理者は日報を確認し、必要に応じて承認やコメントを返すことができます。このプロセスはLarkク内で完結するため、迅速かつ効率的に日報の管理が行えます。

ワークフローの活用

組織が大きくなると、日報の管理が複雑になることがあります。しかし、Larkではワークフローを設定することで、組織の構造に合わせて日報のフローを整理することができます。上司から部下へ、さらにその下の階層へと日報が自動的に流れ、管理が簡単になります。

ドキュメント機能

Larkのドキュメント機能の魅力

Larkのドキュメント機能は、テキストの色変更や画像の添付、見出しの設定など、さまざまな編集オプションを提供しています。さらに、特筆すべき機能の一つは、ドキュメント内にマインドマップを埋め込むことができる点です。通常、マインドマップ作成ツールは有料で提供され、独自のソフトウェアが必要ですが、Larkは無料プランでも利用できます。そして、そのマインドマップをドキュメント内に組み込むことが可能です。また、マインドマップの形状や文字の色を自由に変更できるため、情報を視覚的に整理しやすくなります。

ドキュメントの共有とリンク

Larkで作成したドキュメントは、リンクを1つ共有するだけで他のメンバーと簡単に共有できます。これにより、マニュアルを作成し、関連するメンバーと即座に共有することができます。マニュアルの作成には、マインドマップで全体像を示し、その下に具体的な手順を明確に説明したり、画像を追加したりするなど、非常に効果的な方法です。

ワークフローを活用した管理

組織が成長するにつれて、マニュアルの管理は複雑になることがあります。しかし、Larkではワークフローを設定することで、組織に合わせたマニュアルのフローを整理できます。例えば、上司から部下へ、さらにその下の階層へとマニュアルが自動的に流れ、管理が簡単になります。

スケジュール機能

Larkのスケジュール管理機能の特長

Larkのスケジュール管理機能は、スプレッドシートのような使い勝手を提供します。最終完了日を入力すると、それに関連する他の日程が自動的に計算されます。この機能をタスク管理機能と組み合わせることで、スケジュールの作成や調整が簡単に行えます。さらに、数値をグラフ化したり、ガントチャートのように変換したりすることも可能です。資料的に分かりやすいスケジュールを作成することができ、プロジェクト管理がスムーズに進行します。

スケジュールの作成例

実際にLarkを使ってスケジュールを作成する方法をご紹介しましょう。例として、セミナーの企画と開催日を考えてみましょう。セミナーを11月30日に開催したいと思った場合、その日付を起点に逆算してスケジュールを作成します。

開催日: 11月30日
集客開始: 開催日の3週間前
チラシ作成: 集客開始の3週間前
LPページ作成: 集客開始の3週間前
申し込み受付開始: 集客開始の3週間前
企画検討開始: 開催日の数ヶ月前

このように、スケジュールの各要素を設定することで、全体のスケジュールが自動的に計算されます。さらに、グループを作成して関連タスクを管理できるため、スケジュール管理が簡単に行えます。

メール機能

Larkのメール機能の特長

Larkのメール機能は、Gmailや他のメールアカウントと連携させることができます。これにより、メールをLark内で確認し、チャットで共有したり、ビデオ会議に招待したりすることが可能となります。これにより、車内連絡だけでなく、社外連絡もLarkの中で完結させることができます。Larkの可能性はますます広がっています。

Larkのメール機能の具体的な使い方

具体的にLarkのメール機能を活用する方法をご紹介しましょう。Lark内のメールというタブをクリックすると、メールアカウントと連携されたメールボックスが表示されます。ここでは、Gmailなどで受信したメールを一元管理できます。

また、Larkのメール機能では、メールをラベルなどで整理することも可能です。これにより、メールを迅速に見つけて確認することができます。さらに、メールをLark内でチャットで共有したり、ビデオ会議に招待したりすることも可能です。これにより、メールのやり取りがスムーズに行えます。

シフト管理機能

経営者や店舗オーナーからよく相談を受けるシフト管理の課題についてお話しします。シフト管理は、従業員全員に提出を依頼し、その上でバランスの取れたシフトを組む必要があり、非常に手間がかかる作業です。特に、常に営業している業界では、シフト管理は常に求められるタスクです。しかし、Larkを使えば、シフト管理を簡単かつ効率的に行うことができます。

Larkでのシフト管理の利点

Larkを活用することで、従業員にシフト提出をスマートフォンから依頼し、自動的にシフトを集計し、誰をどこに入れるべきかを簡単に判断することができます。従来はスプレッドシートや紙でのシフト提出と、管理者が手作業で確認する必要がありましたが、Larkクを導入することで、これらの手間を大幅に削減できます。従業員も管理者も、作業が簡略化され、効率化されるため、Larkの導入は非常に価値のある選択です。

Larkでのシフト管理の具体的な方法

具体的にどのようにしてLarkを活用してシフト管理を行うのかを説明しましょう。まず、Lark内で「シフト申請」というフォームを作成します。このフォームは、従業員がシフト希望を提出するためのもので、ルールを定義しておくことが必要です。

たとえば、1ヶ月に2回の提出を許可し、それぞれ1日と15日を締切とする場合、ルールを設定します。従業員はスマートフォンから提出し、提出されたシフトリクエストは管理者の承認を待ちます。一旦承認されると、これらの情報はLarkのカレンダーに自動的に反映されます。

Larkのカレンダーでは、誰がどの日にシフトを提出したかが一目で分かり、シフトを組む際の参考になります。シフトを編集する際も、Larkのカレンダー上でスムーズに行えます。管理者と従業員は、個別のカレンダーで自分の予定を確認できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

さらに、LarkのカレンダーはGoogleカレンダーと連携でき、プライベートと仕事の予定を一元管理できます。シフト管理はもちろん、ビジネス全般においてLarkは強力なツールとなることでしょう。

顧客管理機能

ビジネスにおける顧客管理の重要性と、その管理を効率化するために使えるツールであるLarkについてお話しします。多くの顧客を抱えるビジネスを運営すると、どの顧客がどの会社の担当者で、どの媒体で連絡を取っているのか、そしてどのような進捗状況にあるのかが把握しきれなくなることがあります。そこで、Larkの顧客管理が役立つのです。Larkクを活用することで、顧客情報を見やすい形でまとめ、それを元にチャットでのコミュニケーションをスムーズに行うことができるだけでなく、売上管理シートを自動生成することも可能です。さらに、見た目が分かりやすく、情報の一元管理が実現します。

Larkでの顧客管理の実際の手順

それでは、具体的にLarkを使って顧客管理をどのように行うのか、実際のデモを通じてご説明します。まず、Larkの中で「商談名」と呼ばれる項目に、顧客情報を入力していきます。この商談名の項目には、顧客のステージ（相談、取引先、連絡先など）、事業内容、担当者、連絡手段、進捗状況などを記録します。

この商談名の入力項目は、一貫したフォーマットで情報を整理し、自動化することができます。たとえば、会社名の表記揺れに対応するために正規化を行ったり、担当者の情報を自動的に取得したりといったことが可能です。これにより、データの整合性が保たれ、情報の一元管理が実現します。

また、Larkではグループを作成することもできます。これにより、関連する商談や顧客をまとめて管理することができます。例えば、特定のプロジェクトやチームに関連する商談をグループ化して、一括で表示したり、コミュニケーションを行ったりすることができます。

Larkでの顧客情報の活用

Larkで顧客情報を管理することの最大の利点は、データの可視化と分析です。顧客情報を整理した表から、さまざまな観点でデータを抽出し、見える化することができます。例えば、特定のステージにいる商談の合計金額や受注数を簡単に確認できます。また、月ごと、クオーターごと、通年でのデータを表示することも可能です。

さらに、商談の進捗に応じて受注金額を自動的に計算することもできます。これにより、将来の売上を見込むことが容易になります。

データ共有機能

Larkが提供するデータ共有の魅力についてお話しします。アナログ企業の経営者からよく寄せられる質問のひとつが、「データをどこに保存し、どのように共有すればいいのか」というものです。そんな悩みを解消してくれるのが、Larkクの素晴らしい機能です。なんと、Larkの無料プランでも100GBのデータ容量が利用できます。Googleの無料プランがわずか15GBであることを考えると、その利点は明らかです。さらに、有料プランにアップグレードすれば、より多くの容量を利用できるため、他の有料ストレージサービスを契約する必要がありません。

Larkでのデータ共有の実際の手順

具体的にLarkを使ってデータを共有する手順をご紹介します。まず、Lark内でデータを共有したい場合、ビデオファイルなどをアップロードすることから始めます。Larkのストレージ容量は無料プランでも100GBあり、有料プランにすることでさらに大容量のデータを保存できます。データをアップロードすることで、Lark内でデータを簡単に共有できます。

Larkでは、単にデータをアップロードするだけでなく、外部ツールへのリンクの埋め込みや、PDFの共有なども簡単に行うことができます。これにより、さまざまな種類のデータを一元管理し、共有することが可能です。データをLark内で整理し、必要なときにすばやくアクセスできるため、効率的な業務が実現します。

Larkのデータ共有機能の魅力

Larkのデータ共有機能の魅力のひとつは、共有したデータをリアルタイムでチャット上で活用できる点です。Lark内にデータをアップロードすると、それを瞬時にチャットで共有できるため、コミュニケーションがスムーズに行えます。クライアントワークを行う人々にとって、チャットとデータ共有が統合された環境は非常に便利です。

また、Larkではチャットを行いながらドキュメント作成、疑似録の記録、タスク管理、動画の共有など、さまざまな作業を一元的に行うことができます。これにより、業務の効率化が図れます。データ共有において、Larkは使いやすさと多機能性を兼ね備えており、ビジネスプロセスをスムーズに進めるための頼もしいツールとなっています。

今回は、車内連携で使えるLarkの機能を一気に10個紹介していきました。あなたの会社でも複数のツールをLark1つにまとめられるということは分かったはずです。働きやすい環境を作る、これは経営者の最も大切な仕事の1つです。会社を大きくしていくために、従業員が気持ちよく働けるようにするために、従業員1人1人の作業効率を高めるために、是非Larkを導入してみてください。