💡対象読者:社員
機能:IM、ヘルプデスク、Lingo、トップに固定、お知らせ
今回は、Lark を使って情報を集約、要約することで、コミュニケーションコストを削減し、コラボレーション効率を高める方法をご紹介します。
日々の仕事の中で、チャットメッセージ、ドキュメント、画像、音声、映像など、さまざまな情報が絶えずに流れています。企業が蓄積してきた膨大な量の知識から、素早く、効果的に情報を見つけるにはどうすればよいでしょうか?
今回のベストプラクティスは、情報をまとめ、整合化し、簡単に検索できるようにすることで、学習とコミュニケーションコストを削減し、生産性を向上させる方法をご紹介します。
ヘルプデスク:分からないことはオンラインで質問しよう
聞くことをもっと「楽」に
ヘルプデスクは、様々な強力な機能が備わっています。ボットとサポートスタッフが、よく聞かれる質問を迅速に回答します。また、複数の言語にも対応できます。
仕事時に質問したいことがあったら、該当するヘルプデスクで解決方法を聞くことができます。ボットがプッシュする回答で問題が解決しない場合は、サポートスタッフに問い合わせてみましょう。
従業員の質問を解決するために、複数のサポートスタッフがグループに参加して対応する場合があります。
FAQs:情報データベースを検索してみよう
関連情報を一箇所にまとめ、体系的な自己学習が可能に
企業が各種のドキュメントを分類し、ウィキを構築すれば、広大なデータベースでチーム全体のニーズにサポートすることができます。クラウドドライブでチームの役割分担に応じてサブフォルダを作成し、重要な書類やよく使うドキュメントをアップロードして管理しましょう。
従業員にウィキのアクセス権限を許可すれば、従業員は随時資料を検索し学習できます。新しく入社したメンバーも、体系的に自己学習し、チームのバックグラウンドと業務の状況を把握することができます。
お知らせ:業務連絡を一箇所で、すべての従業員に伝達
具体的な業務の進捗状況を共有
グループチャットは、チームメンバーが日常的にコミュニケーションをとり、情報を共有するためのスペースですが、作業に不必要、または、冗長な情報が発生しやすい場所でもあります。グループチャットで発生する情報をうまく選別し、まとめ、管理することは、コミュニケーションと仕事の効率を向上させるために非常に重要です。
お知らせで業務に関する重要なメッセージをまとめることで、すべてのメンバーが仕事の進捗状況を明確に把握することができるようになります。
グループに新しく参加したメンバーは、お知らせにあるメッセージを読むことで最も重要な情報を短期間で学習でき、すべてのチャット履歴を読んだり、散らばった会話を探したりする必要がなくなります。
具体的なタスクのために作成された小さいグループの場合、お知らせはできるだけ簡潔に、目の前のタスクに関連したものにしましょう。
仕事に関するより詳しい情報は、チームのウィキで確認するとよいでしょう。
ピン留め: グループチャットで重要なメッセージをピン留め
チームが重要な情報を選別し、管理できます
グループチャットでは、様々な情報が混在しているため、重要なメッセージがかき消されないように、随時ピン留めしましょう。
グループメンバーなら、誰でもメッセージをピン留めすることができます。ピン留めされたメッセージは同じ場所にまとめられ、素早く確認、引用できます。
お気に入り:個人の重要情報コレクション
自分に有益な情報を個人バージョン集めましょう
チームメンバーはそれぞれ異なる役割と仕事を担っているため、必要とする情報や関心事も異なります。
チーム全体にとって重要な情報はもちろん、個人的に価値のある情報を収集し、一元的に管理し、確認しやすくすることも大事です。
Lingo:断片的な知識を随時に検索
知識があなたのところへやってくる
チャット、検索、Docs どの内容に、下線が引かれた箇所がある場合、下線をクリックすると、該当する Lingo カードが表示されます。
そのほか、関連する Docs、リンク、語彙、連絡先、サービス、公開グループ、画像などの情報も、この方法で随時確認できます。
自分が持っている知識を、Lingo に追加することも可能です。作りたい 編集待ち語彙 をクリックすると、新しい語彙の作成ページに移動し、内容を編集することができます。編集待ち語彙の中に、書きたい内容がない場合は、語彙作成 をクリックして内容を作成できます。
また、知りたいことがある場合は、編集依頼 機能で、該当する内容を「編集待ち語彙」に追加することができます。
Lingo を利用すれば、新しい情報を発見する能力が高くなり、情報を探すために費やす時間が短縮し、学習コストを削減し、コミュニケーションがよりスムーズになります。
そして、みんなが持っている知識を共有できるところは、企業にとって何よりも重要です。
Lark についてのこの 6 つのコツを活用すれば、チームの情報と知識をきっとよりうまく管理できるはずです。ぜひ試してみてください。
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