8月22日

Lark で知りたい情報を素早く見つける方法

💡対象読者：社員
　　　　機能：IM、ヘルプデスク、Lingo、トップに固定、お知らせ

今回は、Lark を使って情報を集約、要約することで、コミュニケーションコストを削減し、コラボレーション効率を高める方法をご紹介します。

日々の仕事の中で、チャットメッセージ、ドキュメント、画像、音声、映像など、さまざまな情報が絶えずに流れています。企業が蓄積してきた膨大な量の知識から、素早く、効果的に情報を見つけるにはどうすればよいでしょうか？

今回のベストプラクティスは、情報をまとめ、整合化し、簡単に検索できるようにすることで、学習とコミュニケーションコストを削減し、生産性を向上させる方法をご紹介します。

ヘルプデスク：分からないことはオンラインで質問しよう

聞くことをもっと「楽」に

ヘルプデスクは、様々な強力な機能が備わっています。ボットとサポートスタッフが、よく聞かれる質問を迅速に回答します。また、複数の言語にも対応できます。

仕事時に質問したいことがあったら、該当するヘルプデスクで解決方法を聞くことができます。ボットがプッシュする回答で問題が解決しない場合は、サポートスタッフに問い合わせてみましょう。

従業員の質問を解決するために、複数のサポートスタッフがグループに参加して対応する場合があります。

FAQs：情報データベースを検索してみよう

関連情報を一箇所にまとめ、体系的な自己学習が可能に

企業が各種のドキュメントを分類し、ウィキを構築すれば、広大なデータベースでチーム全体のニーズにサポートすることができます。クラウドドライブでチームの役割分担に応じてサブフォルダを作成し、重要な書類やよく使うドキュメントをアップロードして管理しましょう。

従業員にウィキのアクセス権限を許可すれば、従業員は随時資料を検索し学習できます。新しく入社したメンバーも、体系的に自己学習し、チームのバックグラウンドと業務の状況を把握することができます。

お知らせ：業務連絡を一箇所で、すべての従業員に伝達

具体的な業務の進捗状況を共有

グループチャットは、チームメンバーが日常的にコミュニケーションをとり、情報を共有するためのスペースですが、作業に不必要、または、冗長な情報が発生しやすい場所でもあります。グループチャットで発生する情報をうまく選別し、まとめ、管理することは、コミュニケーションと仕事の効率を向上させるために非常に重要です。

お知らせで業務に関する重要なメッセージをまとめることで、すべてのメンバーが仕事の進捗状況を明確に把握することができるようになります。

グループに新しく参加したメンバーは、お知らせにあるメッセージを読むことで最も重要な情報を短期間で学習でき、すべてのチャット履歴を読んだり、散らばった会話を探したりする必要がなくなります。